ปรับทัศนะคติของคนในองค์กรก่อนกำหนดงาน KM

ผู้เขียนก็เป็นเจ้าหน้าที่ในสำนักงานฯ ผู้เขียนเองก็ต้องได้ยิน ได้ฟัง ได้รับรู้ถึงปฏิกิริยาความรู้สึกของเจ้าหน้าที่หลายคนในสำนักงานฯ ภายหลังจากที่ทราบว่า "จะมีการจัดการความรู้ในสำนักงาน" ผ่านแผนการต่างๆ เช่น จะทำด้วยวิธีใด? ไม่มีเวลา? หรือ "จะหาเวลาในการดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ได้อย่างไร?" ผู้เขียนก็ได้แต่คิดในใจว่า "ทำไมการชงกาแฟดื่มในขณะทำงานจึงไม่เป็นการเสียเวลา"

บทความที่ผ่านๆมาของผู้เขียน ได้ใช้พื้นที่และเวลาทั้งหมดในการนำเสนอแนวคิด (ในมุมมองของผู้เขียน) ในการกำหนดทิศทางการจัดการรความรู้ของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะกล่าวถึงสภาพข้อเท็จจริงของสำนักงานฯ ปัจจัยที่จะเอื้อความการบรรลุเป้าหมายของการจัดการความรู้ของสำนักงาน

ในช่วงสองถึงสามวันที่ผ่านมา สำนักงานฯ ได้จัดให้มีการประชุมสัมมนาเกี่ยวกับเรื่องของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ โดยเป็นการสัมมนากลุ่มเล็ก (ประมาณสี่สิบคน) โดยผู้เข้าร่วมสัมมนามาจากสำนัก ศูนย์ และฝ่ายกฎหมายต่างๆ ของสำนักงานฯ ผู้เขียนได้ถือโอกาสนี้ในการนำเสนอแนวคิดทั้งหมดที่ผู้เขียนที่ได้นำเสนอผ่านบทความในบล๊อกนี้ต่อที่ประชุมสัมมนา

การสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ระหว่างคนในองค์กร (ตอนที่ 2)

ในตอนที่แล้วผู้เขียนดำเนินความคิดมาจนเรื่องเรื่องการพัฒนาการจัดการความรู้หรือการเปลี่ยนความรู้ระหว่างคนในสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา ที่ผู้เขียนได้เปรียบเทียบการพัฒนาสภาพแวดล้อมการจัดการเรียนรู้ที่เป็นธรรมชาติเหมือนกับการออกแบบและตัดเย็บเสื้อผ้า ซึ่งก่อนที่จะลงมือตัดเย็บจะต้องทราบข้อมูลของผู้สวมใส่เป็นอันดับแรกเสียก่อน จึงจะเริ่มออกแบบและตัดเย็บ เพื่อให้เสื้อผ้านั้นเป็นเสื้อผ้าของผู้ส่วมใส่จริงๆ

ในการออกแบบแผนการในการดำเนินการจัดการความรู้ก็เช่นกัน เนื่องจากพฤติกรรมการเรียนรู้เป็นพฤติกรรมของคนที่อยู่ในสังคมหนึ่งๆ ในแต่ละสังคมแต่ละกลุ่มก็ต้องการพัฒนา "องค์ความรู้" ที่อาจเหมือนหรือต่างกัน ถ้าหากต้องการให้เกิดการเรียนรู้และการพัฒนาความรู้ที่ถูกต้องและจำเป็นเฉพาะต่อกลุ่มหรือองค์กร ก็จำเป็นจะต้องออกแบบเครื่องมือหรือกลไกในการดำเนินการมีมีลักษณะเฉพาะและเหมาะสมต่อกลุ่มหรือองค์กรนั้นๆ

การสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ระหว่างคนในองค์กร

บทความสองเรื่องก่อนหน้าที่ "ปัญหาของการจัดการความรู้" ผู้เขียนได้นำเสนอถึงกุญแจความสำเร็จในการจัดการความรู้ โดยผู้เขียนได้เน้นไปในเรื่องของลักษณะนิสัยของการมีปฏิสัมพันธ์ การแบ่งปันข้อมูลความรู้ของคนในชุมชนออนไลน์ ซึ่งลักษณะนิสัยดังกล่าวยังมีปัญหาอยู่มากโดยเฉพาะคนไทย และในเรื่องที่สอง "การมีส่วนร่วมของการแบ่งปันความรู้ของคนในชุมชนออนไลน์" โดยผู้เขียนได้รวบรวมและสรุปจากการวิเคราะห์ถึงสาเหตุในเรื่องของแรงจูงใจของคนที่มีลักษณะที่มักจะมีปฏิสัมพันธ์ แสดงความคิดเห็น แบ่งปันข้อมูลความรู้ในชุมชนออนไลน์ และวิเคราะห์ถึงสาเหตุของคนที่เฉยเมยไม่มีปฏิสัมพันธ์ ไม่แสดงความคิดเห็นหรือแบ่งปันข้อมูลในสัมคมออนไลน์ด้วย

เมื่อถามว่าเหตุใดผู้เขียนจึงได้เขียนเรื่องการจัดการความรู้โดยมุ่งเน้นไปที่ปัญหาพฤติกรรมของคน ไม่ได้กล่าวถึงแผนนโยบายการจัดการความรู้ ไม่ได้กล่าวถึงเทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ในการจัดการความรู้ คำตอบก็คือ การจัดการความรู้ ในมุมมองของผู้เขียนการจัดการความรู้ก็คือการแลกเปลี่ยนความรู้ คือการเรียนรู้จากประสบการณ์ของคนอื่น การจัดการความรู้เป็นเครื่องของ "คน" ปัญหาของการจัดการความรู้ที่สำคัญก็คือ "ปัญหาของคน" คนอยากรู้อะไร? คนเรียนรู้ได้อย่างไร? ในการแลกเปลี่ยนความรู้จำเป็นต้องมี "เครื่องมือ" อันเป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างคน เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่มักจะนำมาใช้ก็คือ เทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งแต่ละเทคโนโลยีก็มีลักษณะเฉพาะและความสามารถที่แตกต่างกันออกไป ในการดำเนินการทั้งหมดต้องมีแผนนโยบายในการจัดการความรู้เป็นสิ่งที่ตามมาเพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้บรรุลเป้าหมายที่วางไว้ อุปมากับการการจัดการความรู้เป็น "เสื้อผ้า" ที่ใช้สวมใส่ เมื่อเราบอกว่าจะต้องมีเสื้อผ้าสักชุด สิ่งแรกที่เราพูดถึงไม่ใช่เรื่องของเสื้อผ้า แต่เราเรากล่าวถึง "คน" ที่จะเป็นผู้สวมใส่เสื้อผ้านั้น เราจะตั้งคำถามว่า ผู้จะใส่เสื้อผ้าเป็นใคร? รูปร่างของผู้ใส่เสื้อผ้านั้นเป็นอย่างไร? ผู้สวมใส่จะใส่ในโอกาสใด? สภาพแวดล้อมของผู้สวมใส่เป็นอย่างไร? เหล่านี้เป็นต้น ซึ่งเมื่อได้คำตอบแล้วจึงจะทำการกำหนดรูปแบบของเสื้อผ้า ออกแบบและตัดเย็บให้พอดีกับตัวของผู้ใส่

การมีส่วนร่วมของการแบ่งปันความรู้ของคนในชุมชนออนไลน์

ในการขับรถมาทำงานทุกวัน หรือจะเดินทางไปไหนในกรุงเทพฯ ผู้เขียนจะเปิดวิทยุคลื่น 91 MHz (สวภ 91) ซึ่งเป็นวิทยุที่มีการรายงานข่าวสาร โดยเฉพาะข่าวสารการจราจร รายงาสภาพการจราจรในแต่ละช่วงเวลาแต่ละช่วงของถนน รายงานการขอความช่วยเหลือบนท้องถนน ฯลฯ ผู้ที่ทำหน้าที่รายงานก็คือสมาชิกผู้ฟังรายการ สวภ 91 นั่นเอง โดยการรายงานข้อมูลเข้าไปยังรายการวิทยุสดและรายงานข้อมูลในรายการ ผลที่ได้คือ มีระบบการรายงานข่าวการจราจรที่มีประสิทธิภาพ และประหยัด เรื่องนี้ทำให้ผู้เขียนแอบคิดไปว่า หากไม่มี สวภ 91 หากผู้เขียนเป็นภาครัฐ จะต้องจัดให้มีระบบการรายงานข่าวข้อมูลการจราจรทางวิทยุ ผู้เขียนจะทำอย่างไร? ด้วยปัญญาที่มีอยู่ผู้เขียนก็จะตั้งหน่วยงานเฉพาะ จัดจ้างพนักงานบุคคลากรเพื่อทำหน้าที่ต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ทำหน้าที่ในการรายงานข่าวการจราจร ซึ่งต้องมีจำนวนมากพอที่จะรายงานที่จะรายงานข่าวการจราจรได้ครอบคลุมทั่วการจราจรในกรุงเทพฯ ผู้เขียนพยามคิดอยู่ว่า ทรัพยากรที่ใช้ไปเพื่อให้ได้ซึ่งระบบการรายงานข่าวการจราจรที่ดีพอหรือดีกว่า สวภ 91

เมื่อมาถึงที่ทำงาน ผู้เขียนก็เริ่มทำงาน โดยปกติงานของผู้เขียนเป็นงานการค้นคว้าเป็นเสียส่วนใหญ่ ผู้เขียนอ่านเอกฉบับหนึ่งแล้วไม่รู้จักคำว่า "Lurker" หากแปลตามตัวแล้วหมายถึงผู้ที่เมินเฉย ผู้แอบซุ่ม ซึ่งไม่อาจเข้าใจในความหมายในบริบทหนึ่งๆ ได้ ผู้เขียนจึงค้นคำดังกล่าวใน wikipedia ซึ่งเป็นเว็บสารานุกรมที่มีสมาชิกเป็นหมื่นๆ คน ร่วมกันเขียนเนื้อหาความรู้ในแบบสารานุกรม ซึ่งก็ยังมีคำเขียนให้ความหมายของคำว่า "Lurker" ซึ่งหมายถึง คนที่เข้าร่วมในชุมชนออนไลน์โดยการเข้าไปดู อ่าน ข้อมูล ใช้ข้อมูลที่มีกาแบ่งปันกันในเครือข่าย แต่ไม่เคยแสดงความคิดเห็น หรือมีส่วนร่วมในกิจกรรมของชุมชนเลย ทำให้ผู้เขียนเข้าใจเอกสารที่อ่านได้ทันที ผู้เขียนแอบคิดไปว่า ถ้าผู้เขียนต้องการสร้างสารานุกรรมขึ้นมาสักฉบับจะต้องลงทุนลงแรงในเรื่องอะไรบ้าง เพื่อให้ได้สารานุกรมที่มีเนื้อหาที่มีจำนวนหรือคุณภาพพอๆ กับ wikipedia

ปัญหาของการจัดการความรู้

ข้อเขียนนี้เป็นข้อเขียนแรกที่ผู้เขียน (ซึ่งเป็นสมาชิกขององค์กรของรัฐ (สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา)) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อนำเสนอแนวคิดของการพัฒนาองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นให้มีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ และเพื่อรับฟังความคิดเห็นของผู้ที่อยู่ในแวดวงของการจัดการความรู้ได้ให้ข้อคิดเห็น เกี่ยวกับแนวทางในการพัฒนาองค์ความรู้ของสำนักงานฯ ดังกล่าว

ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้เป็นคณะทำงานกลุ่มเล็ก เพื่อทำงานในด้านการจัดการความรู้ (ตามแผนการจัดการความรุ้ของสำนักงานฯ) สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่สำคัญในการร่างกฎหมายและให้ความเห็นทางกฎหมายแก่หน่วยงานของรัฐ ซึ่งโดยลักษณะของงานนั้นจำเป็นจะต้องอาศัยความความรู้ความชำนาญอันเกิดจากการเรียนรู้ของบุคคลากรขององค์กรเป็นอย่างมาก ความรู้ความสามารถที่ใช้ในการปฏิบัติงานนั้น ไม่ได้มีเพียงความรู้ในด้านเนื้อหาของกฎหมายเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยความความสามารถในการวิเคราะห์ ตรรกะ การให้เหตุผล หลักกฎหมายพื้นฐาน ประวัติศาสตร์ ฯลฯ ซึ่งความรู้ความสามารถอันเพียงพอต่อการปฏิบัติหน้าที่ดังกล่าวของเจ้าหน้าที่นั้นได้มาจากกระบวนการเรียนรู้ของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเสียเป็นส่วนมาก หรืออาจมีบ้างที่มีการเรียนรู้จากผู้อื่นโดยอาศัยการบอกเล่าปากต่อปาก ซึ่งกระบวนการดังกล่าวอาจจะต้องใช้เวลาเป็นสิบๆ ปี หากโชคไม่ดีคนๆนั้นไม่ได้อยู่กับสำนักงานฯ ต่อไป ความรู้ที่อยู่กับคนๆนั้นก็หายไปด้วย การจัดการความรู้จึงมุ่งที่จะแก้ปัญหา โดยการดึงเอาความรู้ที่คนเหล่านั้นมีอยู่ถ่ายทอดไปยังคนอื่น และถูกบันทึกเก็บไว้เป็นความรู้ขององค์กรได้อย่างไร?

การผลักดันให้เป้าหมายดังกล่าวบรรลุผลได้ไม่ใช่เรื่องง่าย ดัวอย่างของสภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน คือ แต่ละคนมีวิธีการทำงานเฉพาะบางอย่างที่ต่างกัน ซึ่งเกิดจากการเรียนรู้เฉพาะตัว เช่น การจัดทำสารบัญ การรวบรวมข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ (เฉพาะเรื่อง) เป็นต้น เพื่อในประโยชน์หากมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารหรือข้อมูลนั้นๆ อีก เป็นต้น ความรู้ดังกล่าวหากดึงออกไม่เป็นของส่วนรวมได้ ก็จะเป็นการย่นระยะเวลาการเรียนรู้ของบุคคลอื่นในองค์กร แต่สภาพของการส่งผ่านความรู้ลักษณะดังกล่าวจะเกิดขึ้นได้อย่างไร? ปัญหาและอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมายในเรื่องนี้คืออะไร?