เครื่องมือของ KM : การออกแบบหรือการนำมาใช้

เครื่องมือในการจัดการความรู้

ผู้เขียนได้นำเสนอในบทความตอนที่ผ่านมาถึงปัจจัยที่จะทำให้เป้าหมายของการจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ ปัจจัยสองอย่างที่ผู้เขียนกล่าวถึง ได้แก่ แรงจูงใจของการเรียนรู้และการแบ่งปันความรู้ของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ และ การมีเครื่องมือและกิจกรรมการจัดการความรู้ที่ดีและเหมาะสม ซึ่งปัจจัยทั้งสองอย่างนี้มีความสำคัญและมีความเกี่ยวเนื่องกัน เป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกันอย่างมาก ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้เขียนต้องการที่จะเน้นย้ำในบันทึกตอนนี้

การแบ่งปันความรู้เป็นผลมาจากการกระทำ การกระทำเป็นผลมาจากแรงจูงใจ แรงจูงใจมาจากสิ่งแวดล้อมขององค์กร ซึ่งเป็นสิ่งเดียวกันกับสิ่งที่เรียกกันว่า "วัฒนธรรมองค์กร" ซึ่งการสร้างสภาพแวดล้อมทีเอิ้ออำนวยต่อการบริการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จนั้น เป็นสิ่งที่จะต้องกล่าวต่อไปอีก

แต่สิ่งที่ผู้เขียนกำลังจะนำเสนอนี้คือ หากฝ่ายที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการความรู้จะต้องหาเครื่องจะจัดให้มี หลักและแนวคิดว่าด้วยการเลือกใช้มีอยู่อย่างไร? เครื่องมือที่เลือกใช้ประกันความสำเร็จต่อเป้าหมายการจัดการความรู้มากน้อยเพียงใด? ในบทความตอนนี้ผู้เขียนจึงอยากจะนำเสนอแนวคิดของการเลือกใช้เครื่องมือในการจัดการความรู้ (ไม่ว่าเครื่องมือนั้นสำนักงานฯ จะมีอยู่หรือไม่) ข้อพิจารณาในการเลือกใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ที่จะต้องพิจารณาก่อนเสมอ ได้แก่

• ความรู้เกิดจากความสมัครใจใช่การบังคับ
• เรารู้สิ่งที่เรารู้และต้องการรู้
• ในความเป็นจริงมีไม่กี่คนที่ไม่อยากแบ่งปันความรู้
• ความรู้ทุกอย่างอยู่อย่างกระจัดกระจาย
• เรารู้มากกว่าที่เราพูดและเรามักจะพูดมากกว่าที่เราเขียนมันลงไป

สิ่งที่เพิ่งกล่าวไปดังกล่าวเป็นการพูดถึงธรรมชาติและลักษณะโดยทั่วไปของคนอันเป็นประธานของการจัดการความรู้ การออกแบบเครื่องมือที่ขัดกับสภาพข้อเท็จจริงดังกล่าว โอกาสความล้มเหลวย่อมมีสูง แต่ถ้าการออกแบบหรือการนำเครื่องมือมาใช้ที่สอดคล้อง ทั้งกับสภาพโดยธรรมชาติของบุคคลและสภาพแวดล้อมขององค์กร โอกาสที่จะมีการสร้างความรู้และแบ่งปันความรู้เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน ย่อมไม่ใช่เรื่องยาก และไม่ใช่เรื่องที่จะต้องออกแรงเข็ญให้เดินไปอย่างที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน

Flow ของความรู้ที่มีการใช้วัดผลของแผนการจัดการความรู้ที่ใช้กันอยู่นั้น เริ่มจากกระบวนการสร้างความรู้ การจัดเก็บ การจัดระเบียบ การแบ่งปัน และการเรียนรู้ร่วมกันจากความรู้นั้น แนวคิดของการออกแบบกิจกรรมหรือเครื่องมือในการจัดการความรู้ให้เกิด flow ของความรู้ดังกล่าว ผู้เขียนขอเสนอให้ออกแบบโดยผสานกิจกรรมหรือกระบวนการจัดการความรู้เข้าไปในกระบวนการทำงานโดยปกติของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ ให้เป็นสิ่งเดียวกัน หรือมีลักษณะที่ผู้เขียนอยากเรียกว่า "เนียนอยู่ในเนื้องาน"

บันทึก KM Young Elite : ข้อเสนอแนวทางการจัดการความรู้ของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา (ตอนที่ 3)

มองหาปัจจัยความสำเร็จ

จากบันทึกตอนที่แล้ว ผู้เขียนได้นำเสนอสิ่งสำคัญของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ คือ การกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้ที่มีความชัดเจน และเป็นจัดการ "ความรู้" ที่เป็นประโยชน์ต่อการบรรลุเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ของสำนักงานฯ ได้จริง ซึ่งในการกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้นั้น จะต้องมองให้เห็นถึง "ความรู้" ดังกล่าวเป็นอันดับแรกด้วย

ผู้เขียนได้เสนอให้การจัดการความรู้ของสำนักงานฯ นั้นกำหนดให้ "การมีระบบเครือข่ายการแบ่งปันความรู้ระหว่างเจ้าหน้าทื่สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา" เป็นเป้าหมายของการจัดการความรู้ (Desired State) และได้ทำการวิเคราะห์และระบุ "ความรู้" ที่จำเป็นและสนับสนุนต่อเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ของสำนักงานฯ (ในระยะยาว) ทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพงานร่างกฎหมายและการให้ความเห็นทางกฎหมาย และยุทธศาสตร์ในเรื่องการพัฒนาทรัพยากรบุคคลของสำนักงานฯ ไว้ 3 องค์ความรู้ ได้แก่

1. ความสามารถในการระบุข้อมูลที่จำเป็นต่อการร่างกฎหมายหรือให้ความเห็นทางกฎหมายเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

2. ความสามารถในระบุตำแหน่งหรือแหล่งของข้อมูลที่ใช้ในการร่างกฎหมายหรือให้ความเห็นทางกฎหมาย และ

3. ทักษะระบบความคิดที่เป็นตรรกะ (Logical Thinking)
 
ความรู้ความชำนาญทั้งสามนั้น เป็นความรู้ชนิดที่เรียกว่า ความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล (tacit knowledge) เป็นความรู้ที่ผู้เขียนเห็นว่า จะทำให้เกิดการเรียนรู้ความรู้จากเอกสารสื่อความรู้ที่ชัดแจ้ง (explicit knowledge) หรือเป็นความรู้ที่สำนักงานฯ มีอยู่แล้ว (จากการจัดระบบข้อมูลสารสนเทศ) อย่างต่อเนื่อง หรือเป็นองค์ความรู้ที่เป็นทักษะพื้นฐานต่อการเรียนรู้ความรู้ในเรื่องอื่นๆ และประการสำคัญ เป็นความรู้ที่สามารถระดมให้เกิดขึ้นกับเจ้าหน้าที่แต่ละคนโดยการมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่ทุกคนทุกระดับในสำนักงานฯ โดยผ่านเครื่องมือหรือกิจกรรมการจัดการความรู้ที่ต้องออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับการนั้น อันจะได้กล่าวในรายละเอียดต่อไป

ผู้เขียนเห็นว่า หากมีการวางเป้าหมายและวางแผนที่ทำให้เกิดระบบการดำเนินกิจกรรมในระดับของผู้ปฏิบัติงานของสำนักงานฯ ให้มีการสร้าง แลกเปลี่ยน แบ่งปันความรู้ และนำความรู้ทั้งสามลักษณะดังกล่าวไปใช้ประโยชน์ และหมุนไปตามวัฎจักรของความต้องการตามธรรมชาติแล้ว สำนักงานฯ ก็จะมีเครื่องมือหรือกลไกที่ใช้ในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคคลากรของสำนักงานฯ ที่ทันต่อสภาพการเปลี่ยนแปลงและทรงประสิทธิภาพอย่างยิ่ง

บันทึก KM Young Elite : ข้อเสนอแนวทางการจัดการความรู้ของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา (ตอนที่ 2)

บันทึกตอนที่แล้วนั้น ผู้เขียนได้กล่าวถึงเหตุผลที่ผู้เขียนได้เขียนบันทึกฉบับนี้ขึ้น ด้วยเหตุผลสำคัญคือ ต้องการที่จะเห็นสำนักงานฯ ได้ยกระดับการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ให้เป็นการจัดการความรู้ที่ให้มุ่งให้ผลตรงกับวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการจัดการความรู้ให้มากที่สุด คือ เป็นเครื่องมือระดมความรู้ในคน (tacit knowledge) และความรู้โดยชัดแจ้ง (explicit knowledge) ให้มีการถ่ายทอดกันระหว่างบุคคลเพื่อให้มีการนำความรู้นั้นไปใช้งาน หรือเพื่อให้เกิดการเรียนรู้เพื่อต่อยอด และส่งผลให้เกิดนวัตกรรมทางความรู้ใหม่ๆ โดยทั้งหมดนั้นดำเนินไปด้วยความเป็นธรรมชาติและยั่งยืน สอดคล้องต่อสภาพความเปลี่ยนแปลงที่เป็นอยู่ อันจะส่งผลดีต่อการทำหน้าที่หลักของสำนักงานฯ อันได้แก่ การร่างกฎหมายและการให้คำปรึกษาทางกฎหมายแก่รัฐบาลได้ ซึ่งการที่สำนักงานฯ จะเดินไปถึงจุดดังกล่าวได้นั้น จะต้องอาศัยการวางแผนกลยุทธ์และกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติที่เป็นระบบ เพื่อให้การจัดการความรู้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง สอดคล้องต่อแนวการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี

การจัดการความรู้ที่จะประสบความสำเร็จนั้น มิอาจเกิดได้โดยการใช้ “อำนาจ” สั่งการของฝ่ายบริหาร แต่เกิดจากการที่บุคลากรของสำนักงานฯ นั้น ได้เล็งเห็นถึงความจำเป็นของการเรียนรู้ของตนเอง และเห็นถึงหนทางในการเรียนรู้และเพิ่มพูนความรู้ของตนเอง โดยการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างบุคลากรในสำนักงานฯ (หรืออาจขยายไปภายนอกสำนักงานฯ) บุคลากรแต่ละคนเห็นถึงผลประโยชน์ของการเรียนรู้ของบุคคลอื่นจากการจากการเผยแพร่ความรู้ของตน หรือเห็นถึงประโยชน์ของการเรียนรู้ของตนเองจากการแลกเปลี่ยนความรู้กับบุคคลอื่น และบุคลากรเหล่านั้นก็ได้ลงมือเข้าร่วมกิจกรรมหรือแผนการดำเนินการการจัดการความรู้อย่างจริงใจด้วยความเข้าใจและเต็มใจ ส่งผลให้เกิดสภาพของการเรียนรู้อย่างยั่งยืน หรือเรียกว่า “องค์กรแห่งการเรียนรู้”

บันทึกข้อเสนอแนวทางการจัดการความรู้ของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา (ตอนที่ 1)

เหตุใดจึงต้องจัดทำบันทึกฉบับนี้

ยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการไทยนั้น ได้กำหนดให้มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการและวิธีการทำงานเพื่อยกระดับขีดความสามารถและมาตรฐานการทำงานของหน่วยงานราชการให้อยู่ในระดับสูงเทียบเท่ามาตรฐานสากล โดยยึดหลักการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี ในการบริหารราชการให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าวจำเป็นที่จะต้องมี "เกณฑ์" ในการประเมินกระบวนการทำงานและผลการปฏิบัติงานที่เป็นที่ยอมรับทั่วไป ซึ่ง ก.พ.ร. ในฐานะหน่วยงานที่รับผิดชอบนั้นได้จัดทำเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐขึ้น เพื่อส่งเสริมและสนับสนุนส่วนราชการต่างๆ ในการนำไปใช้ในการพัฒนาและยกระดับคุณภาพภายในหน่วยงานของตนให้มี "ผลการปฏิบัติงาน" ที่ดีและมีมาตรฐานมากขึ้น และใช้เป็นเกณฑ์ในการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานของส่วนราชการด้วย แผนหรือเกณฑ์ดังกล่าวคือ เกณฑ์รางวัลคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (Public Sector Management Quality Award : PMQA)"การจัดการความรู้" อยู่ในหมวดที่ 4 "การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้" จากเกณฑ์ทั้งหมด 7 หมวด ซึ่งมีทั้งส่วนที่เป็นกระบวนการและส่วนที่เป็นผลลัพธ์