มองหาปัจจัยความสำเร็จ
จากบันทึกตอนที่แล้ว ผู้เขียนได้นำเสนอสิ่งสำคัญของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ คือ การกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้ที่มีความชัดเจน และเป็นจัดการ "ความรู้" ที่เป็นประโยชน์ต่อการบรรลุเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ของสำนักงานฯ ได้จริง ซึ่งในการกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้นั้น จะต้องมองให้เห็นถึง "ความรู้" ดังกล่าวเป็นอันดับแรกด้วย
ผู้เขียนได้เสนอให้การจัดการความรู้ของสำนักงานฯ นั้นกำหนดให้ "การมีระบบเครือข่ายการแบ่งปันความรู้ระหว่างเจ้าหน้าทื่สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา" เป็นเป้าหมายของการจัดการความรู้ (Desired State) และได้ทำการวิเคราะห์และระบุ "ความรู้" ที่จำเป็นและสนับสนุนต่อเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ของสำนักงานฯ (ในระยะยาว) ทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพงานร่างกฎหมายและการให้ความเห็นทางกฎหมาย และยุทธศาสตร์ในเรื่องการพัฒนาทรัพยากรบุคคลของสำนักงานฯ ไว้ 3 องค์ความรู้ ได้แก่
1. ความสามารถในการระบุข้อมูลที่จำเป็นต่อการร่างกฎหมายหรือให้ความเห็นทางกฎหมายเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
2. ความสามารถในระบุตำแหน่งหรือแหล่งของข้อมูลที่ใช้ในการร่างกฎหมายหรือให้ความเห็นทางกฎหมาย และ
3. ทักษะระบบความคิดที่เป็นตรรกะ (Logical Thinking)
ความรู้ความชำนาญทั้งสามนั้น เป็นความรู้ชนิดที่เรียกว่า ความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล (tacit knowledge) เป็นความรู้ที่ผู้เขียนเห็นว่า จะทำให้เกิดการเรียนรู้ความรู้จากเอกสารสื่อความรู้ที่ชัดแจ้ง (explicit knowledge) หรือเป็นความรู้ที่สำนักงานฯ มีอยู่แล้ว (จากการจัดระบบข้อมูลสารสนเทศ) อย่างต่อเนื่อง หรือเป็นองค์ความรู้ที่เป็นทักษะพื้นฐานต่อการเรียนรู้ความรู้ในเรื่องอื่นๆ และประการสำคัญ เป็นความรู้ที่สามารถระดมให้เกิดขึ้นกับเจ้าหน้าที่แต่ละคนโดยการมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่ทุกคนทุกระดับในสำนักงานฯ โดยผ่านเครื่องมือหรือกิจกรรมการจัดการความรู้ที่ต้องออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับการนั้น อันจะได้กล่าวในรายละเอียดต่อไป
ผู้เขียนเห็นว่า หากมีการวางเป้าหมายและวางแผนที่ทำให้เกิดระบบการดำเนินกิจกรรมในระดับของผู้ปฏิบัติงานของสำนักงานฯ ให้มีการสร้าง แลกเปลี่ยน แบ่งปันความรู้ และนำความรู้ทั้งสามลักษณะดังกล่าวไปใช้ประโยชน์ และหมุนไปตามวัฎจักรของความต้องการตามธรรมชาติแล้ว สำนักงานฯ ก็จะมีเครื่องมือหรือกลไกที่ใช้ในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคคลากรของสำนักงานฯ ที่ทันต่อสภาพการเปลี่ยนแปลงและทรงประสิทธิภาพอย่างยิ่ง
เมื่อได้กำหนดเป้าหมายและระบุความรู้ที่จะต้องมีการดำเนินการตามแผนการจัดการความรู้แล้ว กระบวนการวางแผนขั้นต่อไปคือการวิเคราะห์ถึงปัจจัยต่างๆ ที่จะทำให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ ซึ่งเป็นขึ้นตอนที่สำคัญอย่างหนึ่งของการจัดการความรู้
วิเคราะห์ถึงปัจจัยที่จะทำให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ
1. ความชัดเจนและความต่อเนื่องในทางนโยบาย
เนื่องจากการจัดการความรู้นั้นเป็นปัญหาในการบริหารจัดการขององค์กร เป็นเครื่องมือที่ฝ่ายบริหารนั้นใช้เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายหลักหรือยุทธศาสตร์ขององค์กร ปัจจัยความสำเร็จแรกของการจัดการความรู้ของทุกองค์กรคือ ฝ่ายบริหารนั้นต้องมองเห็นความสำคัญ ทิศทาง และผลที่จะเกิดขึ้นจากการจัดการความรู้เสียก่อน การผลักดันอย่างต่อเนื่องและชัดเจนของฝ่ายบริหารจึงจะเกิดตามมา
2. แรงจูงใจของการเรียนรู้และการแบ่งปันความรู้ของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ
ในบรรดาปัจจัยความสำเร็จของการจัดการความรู้นั้น ผู้เขียนให้ความสำคัญและเน้นย้ำในเรื่องของ "แรงจูงใจ" นี้มากเป็นอันดับแรก เนื่องจากสาระสำคัญของการจัดการความรู้นั้นเป็นปัญหาในเรื่องของการพัฒนาบุคลากรของเจ้าหน้าที่ในระดับการปฏิบัติงาน ในอันที่จะ "แสวงหาความรู้" "เรียนรู้" และ "แบ่งปันความรู้" ในระหว่างบุคลากรภายในองค์กรเดียวกันหรือภายนอกองค์กร แรงขับดันที่ดีจะก่อให้เกิดสภาพดังกล่าวได้ต้องเป็นไปโดยความต้องการของบุคคลนั้นๆ เอง โดยปราศจากการสั่งการใดๆ การจัดการความรู้ที่ประสบความสำเร็จคือการจัดการความรู้ที่มีลักษณะต่อเนื่องและยั่งยืน เป็นไปโดยธรรมชาติว่าด้วยความต้องการของมนุษย์
การจัดการความรู้ขององค์กรใด แม้จะมีกระบวนการหรือเครื่องมือที่ดีเท่าใดก็ตาม หากการดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ไปโดยที่เจ้าหน้าที่ขององค์กรนั้นขาดแรงจูงใจในการเข้าร่วมดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้แล้ว มีความเป็นไปได้สูงมากที่การจัดการความรู้ในองค์กรนั้นจะประสบความล้มเหลว
การสร้างแรงจูงใจให้เกิดขึ้นกับบุคลากรของสำนักงานฯ นั้น เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดไว้ในแผนการจัดการความรู้ (โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นของการปรับปรุงกระบวนการจัดการความรู้) ซึ่งก่อนที่จะกำหนดแผนหรือกระบวนการที่สร้างแรงจูงใจดังกล่าวนั้น จำเป็นที่จะต้องวิเคราะห์ให้เห็นถึง "ความต้องการ" หรือ "สิ่งที่มุ่งหวัง" ของเจ้าหน้าที่ในสำนักงานฯ (ซึ่งเป็นประธานของการจัดการความรู้) อย่างท่องแท้เสียก่อน เมื่อสำนักงานฯ มองเห็นและเข้าใจสิ่งดังกล่าวของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ แล้ว จึงจะสามารถกำหนดแผนการดำเนินการหรือกิจกรรมที่สามารถกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ เกิดแรงจูงใจหรือเกิดความต้องการในการเข้าร่วมในกิจกรรมการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ได้
ผู้เขียนคาดหวังให้กระบวนการการจัดการความรู้ (โดยเฉพาะในส่วนการสร้างแรงจูงใจ) เป็นเครื่องมือในการ "กระตุ้น" ให้เจ้าหน้าที่ทุกระดับของสำนักงานฯ เกิดความต้องการในอันที่จะ "แสวงหาความรู้" "เรียนรู้" และ "แบ่งปันความรู้" ทั้งจากบุคคลในสำนักงานฯ เอง หรือขยายไปสู่บุคคลภายนอก และแรงจูงใจดังกล่าวกลายเป็นความเชื่อ หรือค่านิยม ของ "คนกฤษฎีกา" ที่จะฝังรากกลายเป็นสิ่งที่เรียกว่า "วัฒนธรรมองค์กร" ซึ่งจะเป็นพื้นฐานสำคัญที่จะทำให้สำนักงานฯ คงความเป็นเลิศด้านองค์กรไว้อย่างยั่งยืน
ส่วนแผนการดำเนินการนั้น ผู้เขียนจะได้กล่าวในรายละเอียดในส่วนของการกำหนดแผนการจัดการความรู้ต่อไป
3. การมีเครื่องมือและกิจกรรมการจัดการความรู้ที่ดีและเหมาะสม
ในกระบวนการจัดการความรู้นั้นจะมุ่งเน้นไปที่สองสิ่ง ได้แก่ "คน" และ "เครื่องมือหรือกิจกรรม" การจัดการความรู้ที่ประสบความล้มเหลวนั้น ที่ผ่านมาโดยมาก เจ้าหน้าที่ที่เข้าร่วมกิจกรรมหรือกระบวนการในการจัดการความรู้ต่างเห็นหรือมีทัศนะคติว่า กิจกรรมหรือกระบวนการดังกล่าวเป็น "สิ่งแปลกปลอม" ในชีวิตการทำงานโดยปกติของตน หรืออาจเห็นว่าเป็น "ภาระงาน" ที่เพิ่มขึ้นจากกระบวนการทำงานโดยปกติ ทั้งที่โดยวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการจัดการความรู้นั้น ทั้งกิจกรรมหรือกระบวนการที่กำหนดขึ้นต่างมีวัตถุประสงค์ที่จะช่วยเหลือให้เจ้าหน้าที่เหล่านั้นปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สาเหตุสำคัญที่ทำให้เกิดสภาพดังกล่าวขึ้น ส่วนหนึ่งก็เป็นผลมาจาก "การมีเครื่องมือหรือกระบวนการในการจัดการความรู้" ที่ไม่เหมาะสมและสอดคล้องกับกระบวนการปฏิบัติงานโดยปกติขององค์กรนั้นๆ เอง
ในการ "ออกแบบ" เครื่องมือการจัดการความรู้ใด (โดยเฉพาะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ) หรือกิจกรรมใด ที่จะกระตุ้นให้เกิดการแสวงหาความรู้ การเรียนรู้ และการแบ่งปันความรู้ ระหว่างคนในองค์กรนั้น จะต้องคำนึงถึงพฤติกรรม และกระบวนการโดยปกติที่ดำเนินอยู่ มิให้ประธานแห่งการจัดการความรู้ คือบุคลากรทั้งหลายของสำนักงานฯ เกิดความรู้สึกหรือเห็นว่าเป็นสิ่งที่เกินมาจากการปฏิบัติหน้าที่โดยปกติของตนเอง
หลักการสำคัญคือ เครื่องมือของการจัดการความรู้ที่ดีจะต้องผสานเป็นเนื้อเดียวกันกับกระบวนการปฏิบัติงานโดยปกติ และยังคงความสามารถในการจัดเก็บความรู้ทีเกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติงาน และมีความสามารถเป็นเครื่องมือสื่อกลางที่จะเผยแพร่ความรู้ที่จัดเก็บได้นั้นไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้จากการและกันและต่อยอดความรู้ของกันและกันได้
นอกหลักการสำคัญของการออกแบบเครื่องมือในการจัดการความรู้ดังกล่าวแล้ว ถ้าการออกแบบเครื่องมือการจัดการความรู้ดังกล่าวได้คำนึงถึงปัจจัยในเรื่อง "แรงจูงใจ" ดังได้กล่าวไปแล้ว ก็จะมีผลให้เครื่องมือในการจัดการความรู้ดังกล่าวเป็นเครื่องมือในการกระตุ้นการแสวงหาความรู้ การเรียนรู้ และการแบ่งปันความรู้ ได้ดียิ่งขึ้น ด้วยเหตุผลง่ายๆ คือ "ไม่เป็นภาระ" "ไม่ยุ่งยาก" หรือ "ทำแล้วได้รับบางสิ่งเป็นสิ่งตอบแทน" ซึ่งผู้เขียนจะได้กล่าวในรายละเอียดของการออกแบบเครื่องมือดังกล่าวต่อไป
4. การมีตัวชี้วัดความก้าวหน้าหรือความสำเร็จของการจัดการความรู้ที่ดี
ตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPI) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถประเมินผลของการใช้แผนการดำเนินการการจัดการความรู้ ต้องทำความเข้าใจในเบื้องต้นก่อนว่า "ตัวชี้วัดความสำเร็จ" กับ "ความสำเร็จ" ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน แต่เป็นสิ่งที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องเป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกัน ตัวชี้วัดความสำเร็จที่ดีจะทำฝ่ายบริหารสามารถมั่นใจได้มากยิ่งขึ้นในการประเมินประสิทธิภาพของแผนการดำเนินการของการจัดการความรู้ ซึ่งหากกำหนดตัวชี้วัดไม่ดี ก็จะมีผลให้ไม่สามารถประเมินผลของสิ่งที่สำนักงานฯ ได้ดำเนินการมาแล้วได้เลย
ตัวชี้วัดความสำเร็จที่ดีของการจัดการความรู้จะต้องไม่มีลักษณะที่เป็น "นามธรรม" มากเกินไป เนื่องจากอาจเกิดความยากในการตรวจสอบว่าตัวชี้วัดที่ได้กำหนดนั้นเกิดขึ้นแล้วจริงหรือไม่ (อันส่งผลให้เกิดความลำบากในการวิเคราะห์ถึงประสิทธิภาพของแผนและเครื่องมือในการจัดการความรู้) ตัวชี้วัดที่ดีควรกำหนดจาก "สภาพข้อเท็จจริง" อย่างใดอย่างหนึ่ง ที่ได้มีการวิเคราะห์อย่างเป็นเหตุเป็นผลแล้วว่า เมื่อเกิดสภาพข้อเท็จจริงดังกล่าวขึ้นแล้ว สิ่งดังกล่าวสามารถแสดงถึงความคืบหน้าหรือเป้าหมายที่ต้องการได้เกิดขึ้นแล้ว ตัวชี้วัดความสำเร็จในเรื่องหนึ่งๆ อาจประกอบไปด้วยตัวชี้วัดเดียวหรือกำหนดให้มีหลายตัวชี้วัด ขึ้นอยู่กับว่า สภาพข้อเท็จจริงที่กำหนดให้เป็นตัวชี้วัดนั้นสามารถอธิบายถึงความสัมพันธ์กับเป้าหมายการจัดการความรู้ที่วางไว้ชัดเจนหรือไม่
การกำหนดตัวชี้วัดผู้เขียนจะได้กล่าวในรายเอียดต่อไปภายหลังจากการวิเคราะห์และสำเสนอถึงแผนการจัดการความรู้แล้ว
5. บทบาทของทีม KM Young Elite
ปัจจัยที่สำคัญประการสุดท้ายต่อความสำคัญต่อความสำเร็จของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ คือ "บทบาท" ของคณะทำงาน KM Young Elite ซึ่งคณะทำงาน KM Young Elite จะต้องเน้นบทบาทสำคัญสองประการ ได้แก่ ประการที่หนึ่ง นำร่องการเข้าร่วมกิจกรรมการจัดการความรู้ที่สำนักงานฯ ได้กำหนดขึ้น โดยการเริ่มสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันในกลุ่มคณะทำงาน ให้เกิดเป็น "ชุมชน" ของกลุ่มผู้ปฏิบัติงานขึ้นมา และขยายวงของกลุ่มผู้ปฏิบัติงานออกไปเรื่อยๆ มีการสื่อสารและช่วยเหลือกันในการปฏิบัติงาน และประการที่สอง ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการสร้างความเข้าใจที่เป็นอันเดียวกันในการปฏิบัติตามแผนการจัดการความรู้ที่ได้กำหนดขึ้นด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น