เครื่องมือในการจัดการความรู้
ผู้เขียนได้นำเสนอในบทความตอนที่ผ่านมาถึงปัจจัยที่จะทำให้เป้าหมายของการจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ ปัจจัยสองอย่างที่ผู้เขียนกล่าวถึง ได้แก่ แรงจูงใจของการเรียนรู้และการแบ่งปันความรู้ของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ และ การมีเครื่องมือและกิจกรรมการจัดการความรู้ที่ดีและเหมาะสม ซึ่งปัจจัยทั้งสองอย่างนี้มีความสำคัญและมีความเกี่ยวเนื่องกัน เป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกันอย่างมาก ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้เขียนต้องการที่จะเน้นย้ำในบันทึกตอนนี้
การแบ่งปันความรู้เป็นผลมาจากการกระทำ การกระทำเป็นผลมาจากแรงจูงใจ แรงจูงใจมาจากสิ่งแวดล้อมขององค์กร ซึ่งเป็นสิ่งเดียวกันกับสิ่งที่เรียกกันว่า "วัฒนธรรมองค์กร" ซึ่งการสร้างสภาพแวดล้อมทีเอิ้ออำนวยต่อการบริการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จนั้น เป็นสิ่งที่จะต้องกล่าวต่อไปอีก
แต่สิ่งที่ผู้เขียนกำลังจะนำเสนอนี้คือ หากฝ่ายที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการความรู้จะต้องหาเครื่องจะจัดให้มี หลักและแนวคิดว่าด้วยการเลือกใช้มีอยู่อย่างไร? เครื่องมือที่เลือกใช้ประกันความสำเร็จต่อเป้าหมายการจัดการความรู้มากน้อยเพียงใด? ในบทความตอนนี้ผู้เขียนจึงอยากจะนำเสนอแนวคิดของการเลือกใช้เครื่องมือในการจัดการความรู้ (ไม่ว่าเครื่องมือนั้นสำนักงานฯ จะมีอยู่หรือไม่) ข้อพิจารณาในการเลือกใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ที่จะต้องพิจารณาก่อนเสมอ ได้แก่
- ความรู้เกิดจากความสมัครใจใช่การบังคับ
- เรารู้สิ่งที่เรารู้และต้องการรู้
- ในความเป็นจริงมีไม่กี่คนที่ไม่อยากแบ่งปันความรู้
- ความรู้ทุกอย่างอยู่อย่างกระจัดกระจาย
- เรารู้มากกว่าที่เราพูดและเรามักจะพูดมากกว่าที่เราเขียนมันลงไป
สิ่งที่เพิ่งกล่าวไปดังกล่าวเป็นการพูดถึงธรรมชาติและลักษณะโดยทั่วไปของคนอันเป็นประธานของการจัดการความรู้ การออกแบบเครื่องมือที่ขัดกับสภาพข้อเท็จจริงดังกล่าว โอกาสความล้มเหลวย่อมมีสูง แต่ถ้าการออกแบบหรือการนำเครื่องมือมาใช้ที่สอดคล้อง ทั้งกับสภาพโดยธรรมชาติของบุคคลและสภาพแวดล้อมขององค์กร โอกาสที่จะมีการสร้างความรู้และแบ่งปันความรู้เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน ย่อมไม่ใช่เรื่องยาก และไม่ใช่เรื่องที่จะต้องออกแรงเข็ญให้เดินไปอย่างที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
Flow ของความรู้ที่มีการใช้วัดผลของแผนการจัดการความรู้ที่ใช้กันอยู่นั้น เริ่มจากกระบวนการสร้างความรู้ การจัดเก็บ การจัดระเบียบ การแบ่งปัน และการเรียนรู้ร่วมกันจากความรู้นั้น แนวคิดของการออกแบบกิจกรรมหรือเครื่องมือในการจัดการความรู้ให้เกิด flow ของความรู้ดังกล่าว ผู้เขียนขอเสนอให้ออกแบบโดยผสานกิจกรรมหรือกระบวนการจัดการความรู้เข้าไปในกระบวนการทำงานโดยปกติของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ ให้เป็นสิ่งเดียวกัน หรือมีลักษณะที่ผู้เขียนอยากเรียกว่า "เนียนอยู่ในเนื้องาน"
ทำงานไปด้วยทำกิจกรรม KM ด้วย ทำได้หรือ?
ผู้เขียนได้นำเสนอการกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้โดยการระบุความรู้ที่จำเป็นและเป็นประโยชน์ต่อภาระกิจของสำนักงานฯ เช่น ความรู้ที่จำเป็นต่อการร่างกฎหมายหรือให้ความเห็นทางกฎหมายในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือความรู้ว่าเอกสารหรือความรู้ที่จำเป็นนั้นหาได้จากที่ใด เป็นต้น และได้ยกตัวอย่างวิธีการ และกระบวนการหาความรู้ในการทำงานในแต่ละเรื่องแต่ละครั้งไว้ โจทก์ของการออกแบบคือ "ทำอย่างไรให้มีการจัดเก็บความรู้ที่เกิดขึ้นในระหว่างการค้นคว้าในระหว่างการทำงานของเจ้าหน้าที่คนหนึ่งๆ โดยเพิ่มภาระให้น้อยที่สุดได้"
ถึงตอนนี้หลายท่านอาจตั้งข้อสงสัยในเรื่องของความเป็นไปได้ของสิ่งที่ผู้เขียนนำเสนอ ผู้เขียนขอยกตัวอย่างของการใช้เครื่องมือในการทำงานของผู้เขียน ซึ่งในกระบวนการทำงานมีการจัดเก็บความรู้บางประการไว้ ผู้เขียนสามารถนำความรู้นั้นกลับมาใช้ภายหลังได้ และที่สำคัญ ผู้เขียนสามารถแบ่งปันความรู้ดังกล่าวให้แก่ผู้อื่นได้โดยผู้เขียนเองไม่รู้สึกว่าเป็นภาระจนเกินไป
ในการทำงาน โดยส่วนมากจะใช้เวลาไปกับการค้นคว้าข้อมูล แหล่งข้อมูลที่ใช้ในการค้นคว้านั้น มีทั้งฐานข้อมูลภายในของสำนักงานฯ เอง และฐานข้อมูลภายนอกสำนักงานฯ ได้แก่ เว็บไซต์ ต่างๆ นั้นเอง
ในการค้นคว้าจากแหล่งข้อมูลที่เป็นเว็บไซต์ หากผู้เขียนพบแหล่งของข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และอาจนำไปใช้ประโยชน์ต่องานร่างกฎหมายและการให้ความเห็นทางกฎหมาย ผู้เขียนก็จะทำการบันทึกไว้ โดยใช้บริการของผู้ให้บริการที่เรียกว่า Delicous (http://delicious.com/) โดยผู้เขียนเป็นผู้กำหนดคำสั้นๆ ที่ใช้แทนเนื้อหาของเว็บไซต์นั้น หรือที่เรียกว่า tag จนกลายเป็นดัชนีของเว็บไซต์ (ซึ่งเกิดจากผู้เขียนกำหนดดัชนีเอง) โดยการทำเช่นนี้ทุกครั้ง เป็นผลให้ในเวลาที่ผู้เขียนเองสามารถกลับไปสืบค้นเว็บไซต์ดังกล่าวจากดัชนีนั้นได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องใช้เวลามากเช่นในครั้งแรก และที่สำคัญผู้เขียนสามารถกำหนดให้ดัชนีกลุ่มคำดังกล่าวสามารถแบ่งปันไปยังบุคคลอื่นได้โดยผ่านเครื่องมือของ social network ที่มีอยู่ ดังตัวอย่าง
ถ้าผู้อ่านได้ลองคลิ๊ก tag คำใดคำหนึ่งข้างต้น ผู้อ่านจะเริ่มเข้าใจถึงผลที่ได้ กลุ่มคำที่ผู้เขียนสร้างขึ้นข้างต้นนั้น เป็นผลผลิตของการค้นคว้าหาข้อมูลความรู้ (ซึ่งเผยแพร่ไว้ในเว็บไซต์ทั่วไป) ซึ่งผู้เขียนเองปฏิบัติอยู่เป็นปกติธรรมดาอยู่แล้ว ซึ่งก็คงเป็นเช่นเดียวกันกับเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ ในสำนักงานฯ ซึ่งต้องรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมายแตกต่างกันไป เพียงแต่ผู้เขียนเพิ่มเติมกระบวนการทำงานบางอย่างเข้าไปในกระบวนการทำงานตามปกติ คือ ในกระบวนการค้นคว้านั้น ผู้เขียนได้ทำการบันทึกสิ่งหรือเอกสารที่ผู้เขียนค้นได้ พร้อมทั้งการจัดหมวดหมู่โดยการใช้กลุ่มคำ กระบวนการนี้ไม่ได้เป็นกระบวนการหรือภาระที่เพิ่มขึ้นจนผู้เขียนคิดว่าเป็นสิ่งที่ต้องเลี่ยงไปแต่อย่างใด และโดยการนำเครื่องมือนี้มาใช้เป็นผลให้ผู้เขียนสามารถแบ่งปันความรู้ที่ผู้เขียนได้มาจากการปฏิบัติงาน ได้แก่ ความรู้ที่ว่าเอกสารหรือข้อมูลที่เกี่ยวกับกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง แบ่งปันไปสู่เจ้าหน้าที่คนอื่นๆ โดยที่ผู้เขียนมิได้เพิ่มภาระงานของตนเองแต่อย่างใด
ลองจินตนาการว่าหากกระบวนการเช่นนี้เกิดขึ้นกับการทำงานของเจ้าหน้าที่ทุกคนทุกระดับของสำนักงานฯ หากว่ามี่การบันทึกความรู้ดังกล่าวจากทุกฐานข้อมูล ซึ่งรวมทั้งฐานข้อมูลภายในด้วย ผลที่ออกมาจะเป็นอย่างไร?
จะเป็นผลดีขนาดไหนถ้าเราไม่ต้องเสียเวลาในการลองผิดลองถูกในการค้นคว้า ถ้าเราค้นคว้าโดยการต่อยอดของผู้อื่นโดยไม่ต้องเริ่มใหม่ทุกครั้ง จะดีขนาดไหนถ้าเจ้าหน้าที่ระดับต้นสามารถเรียนรู้จากเจ้าหน้าที่ที่มีประสบการณ์มากกว่าโดยการติดตามถึงแหล่งการเรียนรู้และการเข้าถึงความรู้ของบุคคลเหล่านั้น และท้ายที่สุด จะเกิดผลที่ดีขึ้นต่อการร่างกฎหมายหรือการให้ความเห็นทางกฎหมายในภาพรวมได้มากขนาดไหน?
เหล่านี้เป็นเพียงหนึ่งในหลายตัวอย่างของการนำเครื่องมือ (IT) มาปรับใช้ในกระบวนการจัดการความรู้ขององค์กร ยังมีเครื่องมืออื่นๆ อีกมากที่สามารถนำมาปรับใช้ได้
เครื่องมือในการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ เป็นกระบวนการที่สอดผสานอยู่ในกระบวนการทำงานโดยปกติ หรือที่เรียกมันว่า "เนียนอยู่ในเนื้องาน" เป็นสิ่งที่สามรถสร้างขึ้นได้ แต่สิ่งสำคัญนั้น ต้องทำความเข้าใจในลักษณะของความรู้ ลักษณะพฤติกรรมและความต้องการของบุคคล พร้อมด้วยสภาพแวดล้อมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในการออกแบบหรือการนำมาใช้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น