เหตุใดจึงต้องจัดทำบันทึกฉบับนี้
ยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการไทยนั้น ได้กำหนดให้มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการและวิธีการทำงานเพื่อยกระดับขีดความสามารถและมาตรฐานการทำงานของหน่วยงานราชการให้อยู่ในระดับสูงเทียบเท่ามาตรฐานสากล โดยยึดหลักการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี ในการบริหารราชการให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าวจำเป็นที่จะต้องมี "เกณฑ์" ในการประเมินกระบวนการทำงานและผลการปฏิบัติงานที่เป็นที่ยอมรับทั่วไป ซึ่ง ก.พ.ร. ในฐานะหน่วยงานที่รับผิดชอบนั้นได้จัดทำเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐขึ้น เพื่อส่งเสริมและสนับสนุนส่วนราชการต่างๆ ในการนำไปใช้ในการพัฒนาและยกระดับคุณภาพภายในหน่วยงานของตนให้มี "ผลการปฏิบัติงาน" ที่ดีและมีมาตรฐานมากขึ้น และใช้เป็นเกณฑ์ในการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานของส่วนราชการด้วย แผนหรือเกณฑ์ดังกล่าวคือ เกณฑ์รางวัลคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (Public Sector Management Quality Award : PMQA)"การจัดการความรู้" อยู่ในหมวดที่ 4 "การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้" จากเกณฑ์ทั้งหมด 7 หมวด ซึ่งมีทั้งส่วนที่เป็นกระบวนการและส่วนที่เป็นผลลัพธ์
เกณฑ์ตามหมวด 4 นี้ จัดเป็นกระบวนการสนับสนุนต่อเป้าหมายหลักขององค์กร (กระบวนการที่สร้างคุณค่า) มีวัตถุประสงค์ให้เป็นพื้นฐานของระบบ โดยต้องการให้องค์กรนั้นมีการมีการใช้ประโยชน์ขององค์กรความรู้ที่ได้มีการวิเคราะห์ และนำไปใช้ เพื่อให้ผลลัพธ์ของการทำงานตามหน้าที่หลักนั้นได้ผลดียิ่งขึ้น หรืออาจกล่าวอีกประการหนึ่งว่า องค์กรนั้นมีแนวทางการในการหาความรู้และใช้ความรู้นั้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานตามอำนาจหน้าที่นั้นเอง กระบวนการการจัดการความรู้นี้ยังมีส่วนสนับสนุนที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการกำหนดแผนการ "การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคล" ซึ่งอยู่ในหมวดที่ 5 ซึ่งมีวัตถุประสงค์ที่จะประเมินว่าระบบงาน และระบบการเรียนรู้ของบุคลากรในองค์กร และมีระบบงานที่สร้างแรงจูงใจให้บุคลากรพัฒนาตนเองและใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ เพื่อมุ่งไปแนวทางเดียวกันกับเป้าหมายและแผนการปฏิบัติราชการโดยรวมของส่วนราชการได้อย่างไร รวมทั้งใช้เป็นเครืองมือในการตรวจสอบสภาพแวดล้อมของส่วนราชการที่เอื้อต่อการปฏิบัติงานของบุคลากรอีกด้วย
สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาก็ได้มีการนำเอาเกณฑ์ PMQA มาใช้เป็นแนวทางการปฏิบัติราชการตามอำนาจหน้าที่ ซึ่งรวมถึงแนวทางในการจัดการความรู้ด้วย โดยได้มีการเลือก "องค์ความรู้" ที่ (สำนักงานฯ เห็นว่า) จะเป็นประโยชน์และสามารถนำมาใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้แก่ "การเพิ่มประสิทธิภาพกาจัดทำร่างกฎหมายและการให้คำปรึกษาทางกฎหมาย" และ "การพัฒนาบุคลากรทางกฎหมาย" พร้อมทั้งกำหนดกิจกรรมหรือแผนการดำเนินการพร้อมทั้งตัวชี้วัดความสำเร็จไว้
ในรอบหลายปีที่ผ่านมา ผู้เขียนเห็นว่า สำนักงานฯ ทุ่มเทและให้ความสำคัญอย่างมากในเรื่องการพัฒนาและจัดเก็บความรู้เป็นอย่างมาก (โดยเฉพาะความรู้โดยชัดแจ้ง เช่น กฎหมายทั้งในระดับแม่บทและลูกบท คำวินิจฉัยขององค์กรต่างๆ เป็นต้น) ดังจะเห็นได้จากการมีแบ่งส่วนราชการที่รับผิดชอบในภารกิจนี้โดยเฉพาะ คือ "ศูนย์ข้อมูลกฎหมายกลาง" และโดยวิสัยทัศน์ของสำนักงานฯ ในการเป็นศูนย์กลางข้อมูลกฎหมายของประเทศ จนการกล่าวว่าฐานข้อมูลกฎหมายของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาเป็นฐานข้อมูลกฎหมายที่สมบูรณ์ที่สุดในประเทศในเวลานี้ สำนักงานมีระบบการติดตามความคืบหน้าของการจัดทำร่างกฎหมายและการให้ความเห็นทางกฎหมาย (Office Automation) เพื่อให้ทุกคนในองค์กรได้รู้และทราบความคืบหน้าในงานแต่ละเรื่อง
นอกจากนี้ สำนักงานฯ ยังได้ใช้ทรัพยากรอย่างมากในการพัฒนาความรู้ความสามารถของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ โดยเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติหน้าที่ในภาระกิจหลักของสำนักงานฯ (เจ้าหน้าที่ฝ่ายกฎหมาย) โดยต้องการให้เจ้าหน้าที่ทุกระดับเป็นผู้มีความรู้ความสามารถเพียงพอที่จะปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพได้ โดยจะเห็นได้จากโครงการฝึกอบรมการให้ความรู้ในเรื่องต่างเป็นจำนวนมากในแต่ละปี
การที่สำนักงานฯ ทุ่มเทสร้างเนื้อหาข้อมูลอันเป็นความรู้ (ความรู้โดยชัดแจ้ง) จัดเก็บ และประมวลโดยระบบสารสนเทศ สามารถเข้าถึงความรู้ดังกล่าว และมีการนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ประโยชน์ทั้งต่อบุคคลภายในสำนักงานฯ และภายนอกสำนักงานฯ หรือการจัดฝึกอบรมโดยการบรรยายเพื่อให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ นั้น ผู้เขียนเห็นว่าเป็นความสำเร็จที่ก้าวมาถึงระดับหนึ่งแล้วของการจัดการความรู้ ซึ่งมีพื้นฐานหรือเป้าหมายของการจัดการความรู้ (ที่ผ่านมา) คือ "การรวบรวบสิ่งที่เป็นความรู้โดยชัดแจ้ง" ให้เป็นหมวดหมู่ และเข้าถึงใช้งานได้
แต่ความท้าทายใหม่ ณ เวลานี้ของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ในมุมมองของผู้เขียน คือ จะทำอย่างไรให้มีการถ่ายทอดความรู้ที่อยู่กับบุคคลของสำนักงานฯ (ที่เชื่อว่ามีการเรียนรู้ในระดับบุคคล) ให้มีการถ่ายทอดไปยังบุคคลอื่นเพื่อให้เกิดการเรียนรู้ หรือต่อยอดความรู้ และนำไปใช้ประโยชน์จริง?
ความรู้ที่อยู่ในบุคคล (tacit knowledge) เป็นความรู้หรือความชำนาญที่เกิดขึ้นจากการเรียนรู้เฉพาะบุคคล เกิดจากประสบการณ์ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ความรู้ชนิดนี้เป็นความรู้ที่มีลักษณะซับซ้อน ยากต่อการถ่ายทอดให้ปรากฏให้เป็นเนื่อหาให้ชัดเจนได้เช่นเดียวกันกับความรู้แบบชัดแจ้ง (explicit knowledge) เช่น ความสามารถในเรื่องการใช้เหตุผล รูปแบบวิธีคิด หรือเทคนิคการทำงาน เทคนิคการค้นข้อมูลที่ครบถ้วนและรวดเร็ว เป็นต้น
ผู้เขียนเห็นว่า การจัดการความรู้ตามแผนการของสำนักงานฯ ในรูปแบบที่ได้ดำเนินมาหรือที่กำลังดำเนินอยู่นั้น อาจจะยังเป็นเครื่องมือที่ยังไม่เหมาะสม ในอันที่จะก่อให้เกิดสภาพการสร้างความรู้ การแบ่งปันความรู้ และการเรียนรู้ที่แท้จริงและยั่งยืนในระดับบุคลากรของสำนักงานฯ และสามารถนำมาใช้ประโยชน์เพื่อผลการปฏิบัติงานที่ดีมีประสิทธิภาพในระยะยาวตามแผนยุทธศาสตร์ของสำนักงานฯ ได้ ผู้เขียนเองต้องการเห็นผลการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ได้เกิดประโยชน์อย่างยิ่งต่อภาระกิจหลักของสำนักงานฯ คืองานร่างกฎหมายและการให้คำปรึกษาทางกฎหมายที่มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับหลักของการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดีด้วย
เมื่อให้เกิดมุมมองใหม่ต่อการพัฒนาแผนการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ นั้น สิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับแรกคือการคิดวิเคราะห์และวางแผน โดยต้องการเริ่มต้นด้วยการออกแบบแผนงานของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ โดยกำหนดขอบเขตใหญ่ในสามเรื่อง ได้แก่ "เป้าหมาย : เนื้อหางาน : ตัวชี้วัด" เพื่อยกระดับความสำเร็จของการจัดการความรู้อย่างแท้จริง เพื่อให้สำนักงานฯ นำไปพิจารณาประกอบการจัดทำแผนปฏิบัติราชการ (แผนการจัดการความรู้) ที่เป็นระบบและเกิดผลได้จริงต่อไป
สภาพของการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ จะเกิดขึ้นไม่ได้ถ้าไม่มีการเรียนรู้เฉพาะบุคคลเสียก่อน โดยอาศัยฐานความรู้ที่มีอยู่เดิม และเกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างบุคคลในองค์กรในลำดับถัดมา ซึ่งพื้นฐานสำคัญต่อการสร้างองค์กรแห่งการเรียนรูนั้น จะต้องสร้างสภาพแวดล้อมและกระตุ้นให้บุคคลากรเรียนรู้องค์ความรู้ วิธีคิด วิธีการทำงานใหม่ๆ เพื่อเพิ่มศักยภาพของตน และเรียนรู้ที่จะแลกเปลี่ยนความรู้กับคนอื่นๆในองค์กร เนื่องจากเป้าหมายที่สำคัญที่สุดของการจัดการความรู้คือ "การสร้างโอกาสและแนวทางการทำงานที่ดีที่สุด เพื่อนำไปสู่การพัฒนาและการสร้างฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพขององค์กรเพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงของสังคมที่มีลักษณะเป็นพลวัตรได้ตลอดเวลา" (คู่มือสู่องค์กรแห่งความเป็นเลิศ : ดร. ชัยเสฏฐ์ พรหมศรี)
ในการผลักดันเป้าหมายดังกล่าวนั้น จำต้องอาศัยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน การวางแผนปฏิบัติที่เป็นขั้นตอน การทราบถึงปัจจัยของความสำเร็จ และโดยประการสำคัญ ทุกฝ่ายในองค์กรนั้นจะต้องทราบถึงเป้าหมายและการปฏิบัติของตนอย่างชัดเจนพร้อมทั้งลงมือปฏิบัติตามแผนนั้นอย่างจริงจัง
การจัดการความรู้เป็นปัญหาในระดับการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ หากเจ้าหน้าที่หรือบุคคลกรในองค์กรไม่มีความรู้ความเข้าใจถึง "สิ่ง" ที่ตนกำลังกระทำอยู่แล้ว เป็นการยากที่จะหาความสำเร็จจากการจัดการความรู้ ดังนั้น กุญแจแห่งความสำเร็จที่สำคัญประการแรกของการจัดการความรู้อันจะนำไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้คือ "ความเห็นพ้องต้องกัน" ถึงเป้าหมายของการดำเนินการจัดการความรู้ของคนในสำนักงานฯ หรือกล่าวอีกอย่างคือ บุคคลากรทุกคนทุกระดับของสำนักงานฯ นั้นมีจุดหมายของผลักดันงานนี้เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และ "ความเข้าใจ" ถึงการดำเนินการตามแผนการต่างๆ ที่ได้วางไว้เป็นลำดับ ความเข้าใจดังกล่าวนี้หมายถึงความสามารถในการเล็งเห็นถึงผลที่จะเกิดขึ้นจากการดำเนินการตามแผนการจัดการความรู้ที่กำหนดไว้สำหรับตนหรือสำหรับเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ ว่าจะเกิดผลอย่างไรหากมีการดำเนินการตามแผนการเหล่านั้น ทั้งนี้ ในการที่จะเกิดความ "เห็นพ้องต้องกัน" และ "ความเข้าใจ" ดังกล่าวได้ จะต้องมีการแสดงให้เห็นถึงถึงขั้นตอนวิธีการที่เป็นเหตุผล แสดงให้เห็นถึงผลลัพธ์ที่จะเกิดต่อตัวผู้ปฏิบัติงานและองค์กรตามลำดับ ซึ่งหากในระดับของตัวผู้ที่จะต้องดำเนินการตามแผนการมีความรู้ความเข้าใจแล้ว ก็จะเป็นเงื่อนไขสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในขั้นถัดๆ ไปของการจัดการความรู้
บันทึกข้อเสนอนี้ ผู้เขียนจึงมุ่งจัดทำขึ้นเพื่อเป็นนำเสนอแนวทางการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ โดยประกอบไปด้วย
1 วิเคราะห์และกำหนดเป้าหมายและขอบเขตที่ชัดเจนของการจัดการความรู้
2 วิเคราะห์ถึงปัจจัยที่จะทำให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ
3 กำหนดแผนและขั้นตอนปฏิบัติสำหรับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง พร้อมด้วยการแสดงเหตุผลของการเลือกใช้กิจการหรือแผนการดังกล่าว
4 วิธีการวัดผลความสำเร็จของการดำเนินการตามแผนการดังกล่าวด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น