ปัญหาของการจัดการความรู้

ข้อเขียนนี้เป็นข้อเขียนแรกที่ผู้เขียน (ซึ่งเป็นสมาชิกขององค์กรของรัฐ (สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา)) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อนำเสนอแนวคิดของการพัฒนาองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นให้มีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ และเพื่อรับฟังความคิดเห็นของผู้ที่อยู่ในแวดวงของการจัดการความรู้ได้ให้ข้อคิดเห็น เกี่ยวกับแนวทางในการพัฒนาองค์ความรู้ของสำนักงานฯ ดังกล่าว

ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้เป็นคณะทำงานกลุ่มเล็ก เพื่อทำงานในด้านการจัดการความรู้ (ตามแผนการจัดการความรุ้ของสำนักงานฯ) สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่สำคัญในการร่างกฎหมายและให้ความเห็นทางกฎหมายแก่หน่วยงานของรัฐ ซึ่งโดยลักษณะของงานนั้นจำเป็นจะต้องอาศัยความความรู้ความชำนาญอันเกิดจากการเรียนรู้ของบุคคลากรขององค์กรเป็นอย่างมาก ความรู้ความสามารถที่ใช้ในการปฏิบัติงานนั้น ไม่ได้มีเพียงความรู้ในด้านเนื้อหาของกฎหมายเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยความความสามารถในการวิเคราะห์ ตรรกะ การให้เหตุผล หลักกฎหมายพื้นฐาน ประวัติศาสตร์ ฯลฯ ซึ่งความรู้ความสามารถอันเพียงพอต่อการปฏิบัติหน้าที่ดังกล่าวของเจ้าหน้าที่นั้นได้มาจากกระบวนการเรียนรู้ของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเสียเป็นส่วนมาก หรืออาจมีบ้างที่มีการเรียนรู้จากผู้อื่นโดยอาศัยการบอกเล่าปากต่อปาก ซึ่งกระบวนการดังกล่าวอาจจะต้องใช้เวลาเป็นสิบๆ ปี หากโชคไม่ดีคนๆนั้นไม่ได้อยู่กับสำนักงานฯ ต่อไป ความรู้ที่อยู่กับคนๆนั้นก็หายไปด้วย การจัดการความรู้จึงมุ่งที่จะแก้ปัญหา โดยการดึงเอาความรู้ที่คนเหล่านั้นมีอยู่ถ่ายทอดไปยังคนอื่น และถูกบันทึกเก็บไว้เป็นความรู้ขององค์กรได้อย่างไร?

การผลักดันให้เป้าหมายดังกล่าวบรรลุผลได้ไม่ใช่เรื่องง่าย ดัวอย่างของสภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน คือ แต่ละคนมีวิธีการทำงานเฉพาะบางอย่างที่ต่างกัน ซึ่งเกิดจากการเรียนรู้เฉพาะตัว เช่น การจัดทำสารบัญ การรวบรวมข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ (เฉพาะเรื่อง) เป็นต้น เพื่อในประโยชน์หากมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารหรือข้อมูลนั้นๆ อีก เป็นต้น ความรู้ดังกล่าวหากดึงออกไม่เป็นของส่วนรวมได้ ก็จะเป็นการย่นระยะเวลาการเรียนรู้ของบุคคลอื่นในองค์กร แต่สภาพของการส่งผ่านความรู้ลักษณะดังกล่าวจะเกิดขึ้นได้อย่างไร? ปัญหาและอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมายในเรื่องนี้คืออะไร?

ปัญหาเดิมๆ

ผู้เขียนขอคาดหมายเอาเองว่า องค์กรโดยเฉพาะหน่วยงานราชการ (รวมทั้งสำนักงานฯด้วย) ที่กำลังดำเนินการตามแผนการจัดการความรู้ของตนอยู่กำลังประสบปัญหาเดียวกันอยู่คือ ปัญหาว่าการจัดการความรู้ขององค์กรไมมีความยั่งยืน กล่าวคือ แทนที่การจัดการความรู้จะเป็นสภาพของการเรียนรู้ของคนในองค์กร เป็นสภาพของการแบ่งบันความรู้ การจัดเก็บความรู้ การนำความรู้เหล่านั้นมาใช้ ซึ่งมีลักษณะเป็นไปโดยธรรมชาติของสังคมในองค์กร เป็นส่งที่คนในองค์กรดำเนินไปโดยไม่รู้สึกแปลกปลอมในชีวิต แต่กลับกลายเป็นว่าการจัดการความรู้คือ "ภาระงาน" อย่างหนึ่งที่หน่วยงานได้ทำความตกลงไว้กับ ก.พ.ร. เป็นกิจกรรมที่ต้องทำ เป็นภาระงานที่ต้องมีการตั้งงบประมาณไว้สำหรับ "การจัดการความรู้" โดยเฉพาะ เป็นกิจกรรมที่ทำกันซึ่งมีลักษณะที่ฉาบฉวย การปฏิบัติตามแผนการจัดการความรู้เป็นการปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา เมื่อผ่านพ้นเวลาไปสักระยะก็เป็นอันห่างหายไป อันจะนำไปสู่ความล้มเหลวของแผนการจัดการความรู้ในความเป็นจริงนั่นเอง

ความไม่ยังยืนของการจัดการความรู้

ผู้เขียนอยากตั้งคำถามกับผู้อ่าน (ซึ่งอาจเป็นเจ้าหน้าที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ขององค์กรตนเองซึ่งได้ผ่านการดำเนินการมาสักระยะหนึ่งแล้ว) ว่าหากวันหนึ่ง องค์กรไม่มีภาระจะต้องปฏิบัติตามแผนการจัดการความรู้ (ไม่มี KM ไม่มีแผน KM) ถามว่าสภาพการเรียนรู้ขององค์กรของท่านจะเป็นอย่างไร จะยังมีกิจกรรมที่ได้ชื่อว่าเป็นกิจกรรมการเรียนรู้อยู่หรือไม่? จะยังมีการแบ่งปันข้อมูลการความรู้อยู่หรือไม่ จะยังมีการรวบรวบข้อมูลความรู้เพื่อเผยแพร่หรือไม่ หรือจะยังมีกิจกรรมที่เป็นกิจกรรมการจัดการความรู้ตามแผนอยู่หรือไม่ คำตอบนั้นผู้เขียนขอให้เก็บไว้ในใจ และตั้งคำถามกับตนเองว่า เป็นเพราะเหตุใด?

ผู้เขียนได้มีโอกาสอ่านงานเขียนของ Andrew Gent ประกอบอาชีพ Information Architect ในสหรัฐอเมริกา ซึ่งได้เขียนบทความเกี่ยวกับการจัดการความรู้ที่น่าสนใจหลายเรื่องในบล๊อกของเขาเองที่ชื่อ Incredibly Dull หนึ่งในนั้นก็คือเรื่อง Sustainable Knowledge Management

Sustainable Knowledge Management

View more documents from ajgent.

ปัญหาของการจัดการความรู้อย่างหนึ่งที่เห็นก็คือ การต้องใช้ความพยามและทรัพยากรอย่างมากในการดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้เพื่อให้ได้มาซึ่ง "องค์ความรู้" อันเป็นทรัพยากรที่สำคัญ กิจกรรมทั้งหลายที่ดำเนินอยู่ล้วนแล้วแต่ดำเนินไปด้วยความพยามของคนในองค์กร ไม่ใช่ดำเนินไปตามธรรมชาติโดยไม่มีการบังคับควบคุม
ในงานเขียนหลายๆ เรื่องของ Andrew Gent ได้นำเสนอแนวคิดหลักที่ว่า "จะทำอย่างไรให้การจัดการความรู้เป็นส่วนหนึ่งของขององค์กร เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานโดยปกติของพนักงาน เจ้าหน้าที่ในองค์กร" กิจกรรมการจัดการความรู้ไม่ได้ตั้งอยู่ได้ด้วยความพยาม แต่มีอยู่โดยที่กิจกรรมเหล่านั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ดำเนินไปเองตามธรรมชาติของการเรียนรู้ของคน พร้อมทั้งนำเสนอวิธีการ ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าสนใจที่เราควรศึกษาเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งในเรื่องนี้ผู้เขียนจะได้นำเสนอในภายหลัง

ทัศนคติในเรื่องการเรียนรู้และการแบ่งปันความรู้?

ในการจัดการความรู้ให้ประสบผลสำเร็จ ต้องมีองค์ประกอบ 4 ประการ ได้แก่ ผู้นำและภาวะผู้นำ (Leadership) องค์กร (Organization) เทคโนโลยี (Technology) และ การเรียนรู้ (Learning)

ปัญหาสำคัญที่จะกล่าวคือในที่นี้ก็คือ "กระบวนการเรียนรู้" ของคนในองค์กร การเรียนรู้ที่สำคัญคือต้องเรียนรู้จากประสบการณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเรียนรู้จากผู้อื่น ปัญหาที่แก้ไม่ตกของการจัดการความรู้ที่มีเหมือนกันเกือบจะทั้งหมดของแต่ละองค์กรก็คือ ทำอย่างไรให้มีการแบ่งปันความรู้? ทำอย่างไรจะให้มีการถ่ายทอดความรู้ระหว่างคนในองค์กร? ผู้เขียนลองสำรวจแผนกลยุทธ์ของหลายๆ องค์กรจะพบสิ่งที่คล้ายกันในเรื่องของวิธีการ กล่าวคือ เป็นการ "สั่งให้มี" หรือ "สั่งให้ทำ" กิจกรรมการประชุมพูดคุย การเขียนบทความ หรือการรวบรวมข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อเผยแพร่ เป็นต้น เหตุผลก็คือ "ถ้าไม่สั่งก็ไม่ทำ" ผู้เขียนเชื่อว่าเกือบทุกองค์กรก็เห็นตรงกันว่าการใช้วิธีการดังกล่าวไม่ใช่แนวทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่ทางที่จะนำไปสู่การจัดการความรู้ที่ยั่งยืน เป็นแต่เพียงการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า หรือเชื่อว่าจะเป็นการกระตุ้นให้เกิดความเปลียนแปลง

ผู้เขียนได้มีโอกาสไปสัมมนาในเรื่องของจัดการความรู้ของค์กรภาครัฐหลายครั้ง ทุกครั้งจะได้รับฟังปัญหาจากวิทยากรในเรื่องของพฤติกรรมของคนในองค์กรที่เป็นปัญหาอุปสรรคต่อการจัดการความรู้ ถึงแม้ว่าจะมีการดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ตามแผนการจัดการความรู้ก็ตาม แต่สิ่งที่พบก็คือ ทัศนะคติของคนในองค์กรในเรื่องการแบ่งปันความรู้ยังมีปัญหาอยู่หลายประการ เช่น "การไม่มีนิสัยการเขียน" "การไม่แสดงความคิดเห็น" "การนิ่งเฉย" "ธุระไม่ใช่" "คนในองค์กรมีความคิดว่าการแบ่งปันความรู้เป็นเรื่องเอามะพร้าวห้าวไปขายสวนหรือเป็นเรื่องเสียเวลา" "คนในองค์กรเห็นว่าความที่ตนให้ไปอาจผิดพลาด" "คนในองค์กรเห็นว่าความรู้ที่ให้ไปคงเปล่าประโยชน์" ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งพฤติกรรมของคนเหล่านี้ เกิดขึ้นกับทุกองค์กร (โดยเฉพาะองค์กรภาครัฐ) ปัญหาในเรื่องของทัศนะคติและพฤติกรรมการแบ่งปันความรู้นี้เป็นปัญหาเป็นความท้าทายที่สำคัญในการจัดการความรู้ ซึ่ผู้เขียนจะได้ค้นคว้าเพื่อมานำเสนอในเวลาต่อไป

สรุป

อาจกล่าวได้ว่าปัญหาที่ได้นำเสนอไปนั้นเป็นปัญหาสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จของการจัดการความรู้ ความสำคัญของปัญหาดังกล่าวนี้ควรที่จะได้รับการพิจารณาในระดับของการกำหนดนโยบายหรือแผนการจัดการความรู้ ซึ่งมีความสำคัญต่อการกำหนดทิศทางและวิธีการการจัดการความรู้ เพื่อให้แผนการจัดการความรู้เป็นแผนที่ใช้ได้จริงๆ มิใช่เพียงเอกสารที่กล่าวลอยๆ เป็นนามธรรม เป็นที่สับสนต่อการปฏิบัติอย่างที่เป็นอยู่



Legal Architect