ในตอนที่แล้วผู้เขียนดำเนินความคิดมาจนเรื่องเรื่องการพัฒนาการจัดการความรู้หรือการเปลี่ยนความรู้ระหว่างคนในสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา ที่ผู้เขียนได้เปรียบเทียบการพัฒนาสภาพแวดล้อมการจัดการเรียนรู้ที่เป็นธรรมชาติเหมือนกับการออกแบบและตัดเย็บเสื้อผ้า ซึ่งก่อนที่จะลงมือตัดเย็บจะต้องทราบข้อมูลของผู้สวมใส่เป็นอันดับแรกเสียก่อน จึงจะเริ่มออกแบบและตัดเย็บ เพื่อให้เสื้อผ้านั้นเป็นเสื้อผ้าของผู้ส่วมใส่จริงๆ
ในการออกแบบแผนการในการดำเนินการจัดการความรู้ก็เช่นกัน เนื่องจากพฤติกรรมการเรียนรู้เป็นพฤติกรรมของคนที่อยู่ในสังคมหนึ่งๆ ในแต่ละสังคมแต่ละกลุ่มก็ต้องการพัฒนา "องค์ความรู้" ที่อาจเหมือนหรือต่างกัน ถ้าหากต้องการให้เกิดการเรียนรู้และการพัฒนาความรู้ที่ถูกต้องและจำเป็นเฉพาะต่อกลุ่มหรือองค์กร ก็จำเป็นจะต้องออกแบบเครื่องมือหรือกลไกในการดำเนินการมีมีลักษณะเฉพาะและเหมาะสมต่อกลุ่มหรือองค์กรนั้นๆ
ในตอนที่แล้วผู้เขียนได้กล่าวถึงข้อพิจารณาแรกที่ผู้กำหนดนโยบายในเรื่องการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ เพื่อให้เกิดสภาพการเรียนรู้ที่เป็นธรรมชาติภายในสำนักงานฯ ควรจะต้องทราบเป็นอย่างแรก ดังนี้ คือ
1. ความรู้ที่จะเกิดขึ้นในกระบวนการทำงานคือความรู้อะไร?
2. ความรู้ดังกล่าวเกิดขึ้นตอนไหน?
3. คนในสำนักงานฯ มีพฤติกรรมอย่างไรในการนำความรู้ดังกล่าวแบ่งให้กับคนอื่นในสำนักงานฯ?
4. ความสัมพันธ์ของคนในสำนักงานฯ เป็นอย่างไร?
1. ความรู้ที่จะเกิดขึ้นในกระบวนการทำงานคือความรู้อะไร?
เช่นที่กล่าวไปแล้วในตอนที่แล้ว การจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ที่ผ่านมาได้มุ่งเน้นไปที่การรวบรวบความรู้ที่ปรากฏ เช่น ตัวบทกฎหมายในระดับต่างๆ คำวินิจฉัยขององค์กรต่างๆ เป็นต้น สำนักงานมีระบบติดตามงานร่างกฎหมายและงานให้ความเห็น แม้ว่าจะประสบความสำเร็จในระดับหนึ่ง แต่ระบบดังกล่าวก็ไม่ได้เอื้อดึงเอาความรู้ที่ฝังอยู่กับบุคคล ความรู้ที่เป็นประสบการณ์ของคนในองค์กร เพื่อถ่ายทอดไปยังบุคคลอื่น สิ่งนี้จึงเป็นความท้าทายใหม่ของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ ในการวิเคราะห์หาว่าความรู้อะไรที่จะเกิดขึ้นในการทำงานต้องวิเคราะห์ในแต่ละองค์กรๆ ไป ผู้เขียนก็เป็นสมาชิกคนหนึ่ง ผู้เขียนก็ได้รับหน้าที่ภารกิจเช่นเดียวกันกับเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ ผู้เขียนลองนึกถึงสภาพการทำงานของผู้เขียนเองว่า เมื่อได้รับการมอบหมายงานอย่างใดอย่างหนึ่ง ผู้เขียนมีวิธีการเรียนรู้การทำงานนั้นได้อย่างไร
สิ่งที่ผู้เขียนเป็นผู้มีประสบการณ์น้อยในการทำงาน จึงถามตัวเองทุกครั้งที่ทำงานก็คือ “ข้อมูลใดบ้างที่จะต้องนำมาพิจารณาประกอบการทำงานที่ทำอยู่?” “ข้อมูลดังกล่าวหาได้จากที่ไหน?” “มีเรื่องหรือข้อเท็จจริงใดบ้างที่ควรจะรู้ ?” ซึ่งความรู้เหล่านี้จะมีอยู่กับผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำงานในเรื่องนั้นๆ มาก่อน ระบบการสืบค้นข้อมูลของสำนักงานฯ เป็นการจัดเก็บเอกสารความรู้ทั้งหมด จึงเกิดสภาพที่ว่า “ของมีอยู่แต่เอามาใช้ประโยชน์ไม่ได้”
ผู้เขียนก็แก้ไขปัญหาโดยการ “ถาม” คำถามดังกล่าวกับผู้ที่ได้ทำงานที่เหมือนหรือคล้ายกับงานที่ผู้เขียนทำอยู่ ในการถามนี้ผู้เขียนได้ผลน้อยมาก ไม่ใช่เขาไม่ตอบ แต่ด้วยเหตุที่ว่า เจ้าหน้าที่ดังกล่าวอาจไม่อยู่ในสำนักงานฯ แล้ว หรือเหตุผลในเรื่องของความสัมพันธ์ส่วนตัว เนื่องจากในการถามในเรื่องดังกล่าวต้องมีพื้นฐานความสัมพันธ์ส่วนตัวมาในระดับหนึ่งแล้ว หากผู้เขียนไม่รู้จักเจ้าหน้าที่คนนั้นเลย ผู้เขียนก็เลี่ยงการถามเสีย แล้วก็เริ่มค้นคว้าด้วยตัวเอง แน่นอนด้วยความด้อยประสบการณ์การพิจารณาร่างกฎหมายหรือการให้ความเห็นทางกฎหมายที่ได้ข้อมูลไม่ครบถ้วน อาจถูกตำหนิจากผู้บังคับบัญชา ซึ่งผู้เขียนก็เริ่มที่จะเรียนรู้แล้วว่าในเรื่องในลักษณะหนึ่งๆ ต้องทำต้องดูอะไรบ้าง
ถ้าหากดูตัวอย่างของผู้เขียน จะเห็นได้ว่า “ความรู้” ที่ผู้เขียนต้องการที่จะเรียนรู้นั้นเป็นความรู้ว่าด้วย “วิธีการทำงาน” “วิธีการได้มาซึ่งข้อมูลในการทำงานอย่างรวดเร็ว” “ข้อเท็จจริงที่เป็นประโยชน์ต่อการพิจารณา”
2. ความรู้ดังกล่าวเกิดขึ้นตอนไหน?
เหตุที่ตั้งคำนี้ ผู้เขียนเห็นว่าเมื่อความรู้เกิดขึ้น ความรู้นั้นก็ควรได้รับการจัดการให้อยู่ในสภาพที่พร้อมแบ่งปันให้กับคนอื่นได้ในทันที ถ้าหากดูตัวอย่างการเรียนรู้ของผู้เขียนเอง จะเห็นได้ว่า การเรียนรู้นั้นเกิดขึ้นได้ทุกขึ้นตอนของกระบวนการทำงาน ข้อเท็จจริงนี้เป็นสิ่งที่สำคัญที่จะต้องนำไปพิจารณาในการออกแบบเครื่องมือในการเก็บความรู้ดังกล่าวที่เกิดขึ้น โดยการจัดเก็บความรู้ดังกล่าวจะต้องผสานเป็นเนื้อเดียวในกระบวนการทำงานของเจ้าหน้าที่ เมื่อความรู้ได้มีการจัดเก็บแล้วก็สามารถที่จะแบ่งปันให้เกิดการเรียนรู้กับเจ้าหน้าที่อื่นในองค์กรด้วย
3 สภาพการจัดองค์กรของสำนักงานเป็นอย่างไร?
สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาในภารกิจหลักนั้น ได้มีการแบ่งส่วนราชการเพื่อรับผิดชอบตามความเชี่ยวชาญเฉพาะ (โดยแบ่งเป็นฝ่ายกฎหมาย) เช่น ฝ่ายกฎหมายการคลัง ฝ่ายกฎหมายบริหารราชการแผ่นดิน ฝ่ายกฎหมายคมนาคม เป็นต้น ในแต่ละฝ่ายก็รับผิดชอบงานร่างกฎหมายและการให้ความเห็นทางกฎหมายตามกฎหมายที่อยู่ในความรับผิดชอบของฝ่ายนั้นๆ (โดยมีเลขาธิการเป็นผู้มอบหมายงาน)
เหตุที่ต้องนำโครงสร้างหรือการจัดองค์กรของสำนักงานฯ มาพิจารณาเนื่องจาก อุปสรรคสำคัญอย่างหนึ่งของการแบ่งปันความรู้ก็คือ หากการจัดองค์กรขององค์กรใดมีลักษณะงานเป็นการแข่งขันกัน การแบ่งปันความรู้ระหว่างกันจะไม่เกิดขึ้น
งานร่างกฎหมายและงานให้ความเห็นทางกฎหมายให้กับหน่วยงานของรัฐ ที่แต่ละฝ่ายกฎหมายรับผิดชอบ ในระหว่างฝ่ายกฎหมาย หรือในระหว่างเจ้าหน้าที่ ไม่มีสภาพของการแข่งขัน ผลสำเร็จของงานในเรื่องหนึ่งๆ ไม่เป็นการก่อให้เกิดผลในทางลบใดๆ กับเจ้าหน้าที่คนอื่นหรือฝ่ายกฎหมายอื่น ดังนั้น ผู้เขียนเห็นว่าโดยสภาพการจัดองค์กรโครงสร้างของสำนักงานฯ ไม่เป็นอุปสรรคต่อการจัดสภาพแวดล้อมการแบ่งปันความรู้
4. ความสัมพันธ์ของคนในสำนักงานฯ เป็นอย่างไร?
ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในกลุ่มหรือองค์กรหนึ่งๆ เป็นเงื่อนไขสำคัญประการหนึ่งในความสำเร็จของการจัดสภาพแวดล้อมของการแบ่งปันความรู้หรือการเรียนรู้ สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา เป็นส่วนราชการที่มีขนาดเล็ก บุคลากรในองค์กรมีไม่มากหากเทียบกับส่วนราชการระดับกรมอื่นๆ ในมุมมองของผู้เขียนเห็นว่า วัฒนธรรมการในการทำงานอย่างหนึ่งของคนในสำนักงานฯ ก็คือ ความใกล้ชิดกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ในเวลาทำงานผู้เขียนเองก็รู้สึกว่า “ตน” เป็นผู้ร่วมงานมากกว่าเป็นผู้ใช้บังคับบัญชา ส่วนความสัมพันธ์โดยทั่วไปของคนในสำนักงาน ผู้เขียนก็เห็นว่าในภาพรวมดำเนินไปได้ด้วยดี
เมื่อได้ทราบถึงสภาพของกลุ่มคนในสำนักงานฯ แล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไปก็คือ การกำหนดแผนการในการดำเนินการจัดการความรู้ (แผนการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ) โดยมีเป้าหมายให้เกิดสภาพการแบ่งปันความรู้การเรียนรู้ที่เป็นธรรมชาติและยั่งยืนของบุคคลในสำนักงานฯ โดยเฉพาะการออกแบบ “เครื่องมือ” ในการบริหารจัดการ ซึ่งเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากก็คือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการ
กล่าวโดยสรุปของการนำเสนอบทความในเรื่องนี้ก็คือ ในการสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ การสร้างสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ที่เป็นธรรมชาติและยั่งยืนนั้น สิ่งที่จะต้องสร้างให้มีขึ้นเป็นอันดับแรกก็คือ “ลักษณะนิสัยและพฤติกรรม” ที่เอื้อต่อการเรียนรู้ ซึ่งผู้เขียนก็ได้เน้นย้ำไปแล้วก็คือ นิสัยหรือพฤติกรรมในการแบ่งปันความรู้ ในการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของคนนั้นอาจต้องใช้กลยุทธ์หรือแผนการเฉพาะที่ได้ออกแบบมาโดยพิจารณาบนพื้นฐานของ “คน” ในองค์กรนั้นเอง เครื่องมือในการปรับเปลี่ยนซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการความรู้ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศที่จะนำมาใช้ หากจะต้องสร้างขึ้นมาใหม่ ก็จะต้องนำข้อพิจารณาดังที่ได้กล่าวไปแล้วไปประกอบการพิจารณาในการออกแบบ เพื่อให้สอดคล้องกับสภาพและพฤติกรรมที่เป็นอยู่เดิม เครื่องมือที่ดีจะเป็นผลทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของคนในองค์กร (ซึ่งผู้เขียนหมายถึงคนในสำนักงานฯเอง) เมื่อพฤติกรรมการแบ่งปัน ซึ่งเป็นพฤติกรรมที่เอื้อต่อการเกิดการเรียนรู้ได้เกิดขึ้น สภาพของการเรียนรู้ที่เป็นธรรมชาติก็น่าจะเกิดได้ไม่ยากเลย
ถามว่าผลที่ได้จากการเกิดสภาพแวดล้อมของการเรียนรู้นั้นคืออะไร ผู้เขียนมองเห็นสิ่งมีค่าคือความรู้ที่เกิดขึ้นแล้วมีการจัดเก็บและแบ่งปันไปยังผู้อื่นอย่างเป็นระบบ เกิดการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ความรู้ที่มีการจัดเก็บไว้กลายเป็นความรู้ขององค์กรที่จะอยู่กับองค์กรตลอดไป ไม่ล้มหายตายจากไปพร้อมกับคน
ในบทความตอนหน้า ผู้เขียนจะเสนอวิธีการออกแบบเครื่องมือในการจัดการความรู้ (หรือเครื่องมือในการแบ่งปันความรู้) โดยเฉพาะการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีอยู่ โดยเฉพาะเครื่องมือที่เหมาะสมและเป็นเครื่องมือในการจัดการความรู้ของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาโดยเฉพาะ
Legal Architect
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น