บันทึกข้อเสนอแนวทางการจัดการความรู้ของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา (ตอนที่ 1)

เหตุใดจึงต้องจัดทำบันทึกฉบับนี้

ยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการไทยนั้น ได้กำหนดให้มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการและวิธีการทำงานเพื่อยกระดับขีดความสามารถและมาตรฐานการทำงานของหน่วยงานราชการให้อยู่ในระดับสูงเทียบเท่ามาตรฐานสากล โดยยึดหลักการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี ในการบริหารราชการให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าวจำเป็นที่จะต้องมี "เกณฑ์" ในการประเมินกระบวนการทำงานและผลการปฏิบัติงานที่เป็นที่ยอมรับทั่วไป ซึ่ง ก.พ.ร. ในฐานะหน่วยงานที่รับผิดชอบนั้นได้จัดทำเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐขึ้น เพื่อส่งเสริมและสนับสนุนส่วนราชการต่างๆ ในการนำไปใช้ในการพัฒนาและยกระดับคุณภาพภายในหน่วยงานของตนให้มี "ผลการปฏิบัติงาน" ที่ดีและมีมาตรฐานมากขึ้น และใช้เป็นเกณฑ์ในการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานของส่วนราชการด้วย แผนหรือเกณฑ์ดังกล่าวคือ เกณฑ์รางวัลคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (Public Sector Management Quality Award : PMQA)"การจัดการความรู้" อยู่ในหมวดที่ 4 "การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้" จากเกณฑ์ทั้งหมด 7 หมวด ซึ่งมีทั้งส่วนที่เป็นกระบวนการและส่วนที่เป็นผลลัพธ์

ปรับทัศนะคติของคนในองค์กรก่อนกำหนดงาน KM

ผู้เขียนก็เป็นเจ้าหน้าที่ในสำนักงานฯ ผู้เขียนเองก็ต้องได้ยิน ได้ฟัง ได้รับรู้ถึงปฏิกิริยาความรู้สึกของเจ้าหน้าที่หลายคนในสำนักงานฯ ภายหลังจากที่ทราบว่า "จะมีการจัดการความรู้ในสำนักงาน" ผ่านแผนการต่างๆ เช่น จะทำด้วยวิธีใด? ไม่มีเวลา? หรือ "จะหาเวลาในการดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ได้อย่างไร?" ผู้เขียนก็ได้แต่คิดในใจว่า "ทำไมการชงกาแฟดื่มในขณะทำงานจึงไม่เป็นการเสียเวลา"

บทความที่ผ่านๆมาของผู้เขียน ได้ใช้พื้นที่และเวลาทั้งหมดในการนำเสนอแนวคิด (ในมุมมองของผู้เขียน) ในการกำหนดทิศทางการจัดการรความรู้ของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะกล่าวถึงสภาพข้อเท็จจริงของสำนักงานฯ ปัจจัยที่จะเอื้อความการบรรลุเป้าหมายของการจัดการความรู้ของสำนักงาน

ในช่วงสองถึงสามวันที่ผ่านมา สำนักงานฯ ได้จัดให้มีการประชุมสัมมนาเกี่ยวกับเรื่องของการจัดการความรู้ของสำนักงานฯ โดยเป็นการสัมมนากลุ่มเล็ก (ประมาณสี่สิบคน) โดยผู้เข้าร่วมสัมมนามาจากสำนัก ศูนย์ และฝ่ายกฎหมายต่างๆ ของสำนักงานฯ ผู้เขียนได้ถือโอกาสนี้ในการนำเสนอแนวคิดทั้งหมดที่ผู้เขียนที่ได้นำเสนอผ่านบทความในบล๊อกนี้ต่อที่ประชุมสัมมนา

การสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ระหว่างคนในองค์กร (ตอนที่ 2)

ในตอนที่แล้วผู้เขียนดำเนินความคิดมาจนเรื่องเรื่องการพัฒนาการจัดการความรู้หรือการเปลี่ยนความรู้ระหว่างคนในสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา ที่ผู้เขียนได้เปรียบเทียบการพัฒนาสภาพแวดล้อมการจัดการเรียนรู้ที่เป็นธรรมชาติเหมือนกับการออกแบบและตัดเย็บเสื้อผ้า ซึ่งก่อนที่จะลงมือตัดเย็บจะต้องทราบข้อมูลของผู้สวมใส่เป็นอันดับแรกเสียก่อน จึงจะเริ่มออกแบบและตัดเย็บ เพื่อให้เสื้อผ้านั้นเป็นเสื้อผ้าของผู้ส่วมใส่จริงๆ

ในการออกแบบแผนการในการดำเนินการจัดการความรู้ก็เช่นกัน เนื่องจากพฤติกรรมการเรียนรู้เป็นพฤติกรรมของคนที่อยู่ในสังคมหนึ่งๆ ในแต่ละสังคมแต่ละกลุ่มก็ต้องการพัฒนา "องค์ความรู้" ที่อาจเหมือนหรือต่างกัน ถ้าหากต้องการให้เกิดการเรียนรู้และการพัฒนาความรู้ที่ถูกต้องและจำเป็นเฉพาะต่อกลุ่มหรือองค์กร ก็จำเป็นจะต้องออกแบบเครื่องมือหรือกลไกในการดำเนินการมีมีลักษณะเฉพาะและเหมาะสมต่อกลุ่มหรือองค์กรนั้นๆ

ปัญหาของการจัดการความรู้

ข้อเขียนนี้เป็นข้อเขียนแรกที่ผู้เขียน (ซึ่งเป็นสมาชิกขององค์กรของรัฐ (สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา)) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อนำเสนอแนวคิดของการพัฒนาองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นให้มีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ และเพื่อรับฟังความคิดเห็นของผู้ที่อยู่ในแวดวงของการจัดการความรู้ได้ให้ข้อคิดเห็น เกี่ยวกับแนวทางในการพัฒนาองค์ความรู้ของสำนักงานฯ ดังกล่าว

ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้เป็นคณะทำงานกลุ่มเล็ก เพื่อทำงานในด้านการจัดการความรู้ (ตามแผนการจัดการความรุ้ของสำนักงานฯ) สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่สำคัญในการร่างกฎหมายและให้ความเห็นทางกฎหมายแก่หน่วยงานของรัฐ ซึ่งโดยลักษณะของงานนั้นจำเป็นจะต้องอาศัยความความรู้ความชำนาญอันเกิดจากการเรียนรู้ของบุคคลากรขององค์กรเป็นอย่างมาก ความรู้ความสามารถที่ใช้ในการปฏิบัติงานนั้น ไม่ได้มีเพียงความรู้ในด้านเนื้อหาของกฎหมายเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยความความสามารถในการวิเคราะห์ ตรรกะ การให้เหตุผล หลักกฎหมายพื้นฐาน ประวัติศาสตร์ ฯลฯ ซึ่งความรู้ความสามารถอันเพียงพอต่อการปฏิบัติหน้าที่ดังกล่าวของเจ้าหน้าที่นั้นได้มาจากกระบวนการเรียนรู้ของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเสียเป็นส่วนมาก หรืออาจมีบ้างที่มีการเรียนรู้จากผู้อื่นโดยอาศัยการบอกเล่าปากต่อปาก ซึ่งกระบวนการดังกล่าวอาจจะต้องใช้เวลาเป็นสิบๆ ปี หากโชคไม่ดีคนๆนั้นไม่ได้อยู่กับสำนักงานฯ ต่อไป ความรู้ที่อยู่กับคนๆนั้นก็หายไปด้วย การจัดการความรู้จึงมุ่งที่จะแก้ปัญหา โดยการดึงเอาความรู้ที่คนเหล่านั้นมีอยู่ถ่ายทอดไปยังคนอื่น และถูกบันทึกเก็บไว้เป็นความรู้ขององค์กรได้อย่างไร?

การผลักดันให้เป้าหมายดังกล่าวบรรลุผลได้ไม่ใช่เรื่องง่าย ดัวอย่างของสภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน คือ แต่ละคนมีวิธีการทำงานเฉพาะบางอย่างที่ต่างกัน ซึ่งเกิดจากการเรียนรู้เฉพาะตัว เช่น การจัดทำสารบัญ การรวบรวมข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ (เฉพาะเรื่อง) เป็นต้น เพื่อในประโยชน์หากมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารหรือข้อมูลนั้นๆ อีก เป็นต้น ความรู้ดังกล่าวหากดึงออกไม่เป็นของส่วนรวมได้ ก็จะเป็นการย่นระยะเวลาการเรียนรู้ของบุคคลอื่นในองค์กร แต่สภาพของการส่งผ่านความรู้ลักษณะดังกล่าวจะเกิดขึ้นได้อย่างไร? ปัญหาและอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมายในเรื่องนี้คืออะไร?