เครื่องมือในการจัดการความรู้
ผู้เขียนได้นำเสนอในบทความตอนที่ผ่านมาถึงปัจจัยที่จะทำให้เป้าหมายของการจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ ปัจจัยสองอย่างที่ผู้เขียนกล่าวถึง ได้แก่ แรงจูงใจของการเรียนรู้และการแบ่งปันความรู้ของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ และ การมีเครื่องมือและกิจกรรมการจัดการความรู้ที่ดีและเหมาะสม ซึ่งปัจจัยทั้งสองอย่างนี้มีความสำคัญและมีความเกี่ยวเนื่องกัน เป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกันอย่างมาก ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้เขียนต้องการที่จะเน้นย้ำในบันทึกตอนนี้
การแบ่งปันความรู้เป็นผลมาจากการกระทำ การกระทำเป็นผลมาจากแรงจูงใจ แรงจูงใจมาจากสิ่งแวดล้อมขององค์กร ซึ่งเป็นสิ่งเดียวกันกับสิ่งที่เรียกกันว่า "วัฒนธรรมองค์กร" ซึ่งการสร้างสภาพแวดล้อมทีเอิ้ออำนวยต่อการบริการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จนั้น เป็นสิ่งที่จะต้องกล่าวต่อไปอีก
แต่สิ่งที่ผู้เขียนกำลังจะนำเสนอนี้คือ หากฝ่ายที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการความรู้จะต้องหาเครื่องจะจัดให้มี หลักและแนวคิดว่าด้วยการเลือกใช้มีอยู่อย่างไร? เครื่องมือที่เลือกใช้ประกันความสำเร็จต่อเป้าหมายการจัดการความรู้มากน้อยเพียงใด? ในบทความตอนนี้ผู้เขียนจึงอยากจะนำเสนอแนวคิดของการเลือกใช้เครื่องมือในการจัดการความรู้ (ไม่ว่าเครื่องมือนั้นสำนักงานฯ จะมีอยู่หรือไม่) ข้อพิจารณาในการเลือกใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ที่จะต้องพิจารณาก่อนเสมอ ได้แก่
- ความรู้เกิดจากความสมัครใจใช่การบังคับ
- เรารู้สิ่งที่เรารู้และต้องการรู้
- ในความเป็นจริงมีไม่กี่คนที่ไม่อยากแบ่งปันความรู้
- ความรู้ทุกอย่างอยู่อย่างกระจัดกระจาย
- เรารู้มากกว่าที่เราพูดและเรามักจะพูดมากกว่าที่เราเขียนมันลงไป
สิ่งที่เพิ่งกล่าวไปดังกล่าวเป็นการพูดถึงธรรมชาติและลักษณะโดยทั่วไปของคนอันเป็นประธานของการจัดการความรู้ การออกแบบเครื่องมือที่ขัดกับสภาพข้อเท็จจริงดังกล่าว โอกาสความล้มเหลวย่อมมีสูง แต่ถ้าการออกแบบหรือการนำเครื่องมือมาใช้ที่สอดคล้อง ทั้งกับสภาพโดยธรรมชาติของบุคคลและสภาพแวดล้อมขององค์กร โอกาสที่จะมีการสร้างความรู้และแบ่งปันความรู้เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน ย่อมไม่ใช่เรื่องยาก และไม่ใช่เรื่องที่จะต้องออกแรงเข็ญให้เดินไปอย่างที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
Flow ของความรู้ที่มีการใช้วัดผลของแผนการจัดการความรู้ที่ใช้กันอยู่นั้น เริ่มจากกระบวนการสร้างความรู้ การจัดเก็บ การจัดระเบียบ การแบ่งปัน และการเรียนรู้ร่วมกันจากความรู้นั้น แนวคิดของการออกแบบกิจกรรมหรือเครื่องมือในการจัดการความรู้ให้เกิด flow ของความรู้ดังกล่าว ผู้เขียนขอเสนอให้ออกแบบโดยผสานกิจกรรมหรือกระบวนการจัดการความรู้เข้าไปในกระบวนการทำงานโดยปกติของเจ้าหน้าที่ของสำนักงานฯ ให้เป็นสิ่งเดียวกัน หรือมีลักษณะที่ผู้เขียนอยากเรียกว่า "เนียนอยู่ในเนื้องาน"
